Документальне оформлення відшкодування витрат на відновлення приміщення орендарю

Відшкодування орендарю витрат на відновлення пошкодженого приміщення оформлюють додатковою угодою до договору оренди (із погодженням суми та способу компенсації — грошима або зарахуванням у рахунок орендної плати) та двостороннім актом приймання-передачі виконаних робіт.

Для фіксація руйнувань та погодження ремонту складають акт обстеження (дефектний акт) комісією за участю обох сторін із детальним описом наслідків обстрілу («прильоту») та фотофіксацією.

Відповідно до ч. 2 ст. 776 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3768 капітальний ремонт речі, переданої у найм, проводиться наймодавцем (орендодавцем), якщо інше не встановлено договором. Якщо орендодавець не виконав відновлення, орендар має право провести його самостійно та зарахувати вартість ремонту в рахунок плати за найм або вимагати відшкодування.

Сторони укладають Додаткову угоду до договору оренди, де фіксують згоду орендодавця на відновлювальні роботи, кошторисну вартість та порядок відшкодування (виплата грошових коштів чи поступовий взаємозалік у рахунок щомісячної орендної плати).

Орендар надає орендодавцю копії кошторисів/актів підрядників, які виконували відновлення. Орендар та орендодавець підписують Акт приймання-передачі виконаних ремонтних робіт (або акт наданих послуг з відновлення), у якому орендар виступає виконавцем/постачальником таких робіт для орендодавця на погоджену суму.

Якщо обрано варіант компенсації через зменшення орендної плати, сторони після настання строку платежу підписують Заяву / Акт зарахування зустрічних однорідних вимог на підставі ст. 601 ЦКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3014.

Бухгалтерський облік в орендодавця
Класифікація робіт залежить від їхнього характеру згідно з п. 14 та 15 НП(С)БО 7 «Основні засоби» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0288-00#Text:

Якщо роботи спрямовані виключно на ліквідацію пошкоджень та повернення приміщення до первісного робочого стану без покращення техніко-економічних характеристик — вартість робіт визнають витратами звітного періоду.

Якщо відновлення призвело до якісного зростання характеристик приміщення порівняно зі станом до руйнування — витрати капіталізуються (збільшують первісну вартість будівлі через субрахунок 151 з подальшим віднесенням на субрахунок 103).

Типові бухгалтерські проведення (якщо це відновлювальний ремонт):

Нараховано щомісячну орендну плату: Дт 361 (або 377) — Кт 703 (або 713) — на суму орендної плати;
Дт 703 (або 713) — Кт 641/ПДВ — нараховано податкові зобов'язання з ПДВ (якщо орендодавець є платником ПДВ).
Прийнято виконані орендарем відновлювальні роботи (на підставі акта): Дт 23, 91, 949 (залежно від того, чи є оренда основним видом діяльності) — Кт 685 (або 631) — на вартість відновлення без ПДВ;
Дт 641/ПДВ — Кт 685 (або 631) — вхідний ПДВ (за наявності зареєстрованої орендарем ПН у ЄРПН).

Проведення компенсації:

Варіант А (залік заборгованостей): Дт 685 (або 631) — Кт 361 (або 377) — проведено взаємозалік вимог за орендою та ремонтом на підставі заяви/акта.
Варіант Б (виплата коштами): Дт 685 (або 631) — Кт 311 — перераховано компенсацію вартості робіт орендарю.

Раді допомогти, звертайтесь ще!