Обов'язковість акту дефектування при ремонті орендованого цеху

Акт дефектування не є прямо обов’язковим за законом, але його відсутність істотно послаблює доказову базу щодо обсягу і необхідності ремонту, що може створити проблеми у спорах з орендарем, контролюючими органами та при підтвердженні витрат.

Обґрунтування

1. Хто відповідає за поточний ремонт та роль документів. За загальним правилом поточний ремонт здійснює орендар за свій рахунок, а капітальний – орендодавець, якщо інше не встановлено договором або законом, що випливає зі ст. 776 Цивільного кодексу України. Сторони можуть змінити це у договорі, тому для орендодавця важливо мати документи, які підтверджують фактичний стан приміщення та виконані роботи.

2. Для державного/комунального майна акти огляду прямо передбачені. Для оренди державного чи комунального майна Порядок, затверджений наказом № z1070-22, вимагає проведення візуального обстеження об’єкта оренди та складання акта візуального обстеження при питанні ремонту/поліпшень. Це по суті аналог акта дефектування, без якого балансоутримувач і орендодавець не можуть приймати рішення щодо ремонту і невід’ємних поліпшень.

3. Наслідки відсутності акта дефектування для обліку та спорів. Якщо акт дефектування (або інший акт огляду з описом дефектів) не складати, то:

   • важче довести, що роботи є саме ремонтом, а не поліпшенням, що впливає на бухоблік і податки (витрати періоду чи капіталізація за НП(С)БО 7, 14 та 16);
   • зростає ризик спорів з орендарем щодо початкового та поточного стану цеху і обсягу відновлювальних робіт;
   • у разі контролю може бути поставлене під сумнів обґрунтування витрат на ремонт як господарських.

4. Практичний підхід. Навіть коли це не державне/комунальне майно, доцільно оформити:

   • акт огляду/дефектний акт із переліком недоліків і необхідних робіт;
   • потім акт виконаних робіт на підставі цього переліку.
     Це мінімізує ризики щодо визнання витрат і дає захист у разі претензій орендаря чи податкових органів.

Рекомендую все ж оформлювати акт дефектування або аналогічний акт огляду, щоб мати формалізоване підтвердження стану цеху та необхідності поточного ремонту.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?