Заповнення об'єднаного звіту по лікарняному для ФОП 2 групи

У звіті за 3 квартал показуєте лише факт початку відпустки по вагітності та пологах у Додатку 5, а самі декретні (суми допомоги) відображаєте вже у тому кварталі і місяці, коли їх буде фактично нараховано в обліку, розподіливши за місяцями відпустки та показавши в Додатку 1 і ФІЗ‑4ДФ.

Обґрунтування

1. Що можна показати в об’єднаній звітності за 3 квартал.
   На дату подання розрахунку за 3 квартал у вас є лише кадровий факт початку відпустки по вагітності та пологах 07.09.2026 та відсутнє нарахування допомоги від ПФУ. У такій ситуації:

   • у Додатку 5 за 3 квартал відображаєте початок відпустки по вагітності та пологах:
     • графа 07 – код «5»;
     • графа 10 – дата «07092026»;
     • графа 16 – реквізити наказу про надання відпустки;
   • у Додатку 1 за 3 квартал декретні не показуєте, оскільки їх ще не нараховано; за вересень працівниця або не має інших нарахувань, або має їх лише до 06.09;
   • у Додатку ФІЗ‑4ДФ за 3 квартал допомога по вагітності та пологах також не відображається, бо дохід ще не нарахований.

2. Коли і як відобразити саму допомогу по вагітності та пологах у Додатку 1.
   Допомога по вагітності та пологах у звітності відображається в місяці її фактичного нарахування у бухобліку. При цьому, навіть якщо лікарняний охоплює кілька місяців, суму допомоги розподіляють за місяцями відпустки:

   • у Додатку 1 за той місяць, коли ви нарахували всю суму декретних, формуєте стільки рядків по працівниці, на скільки місяців припадає відпустка;
   • у кожному рядку:
     • графа 08 – код «42» або «43» (якщо працівниця має інвалідність);
     • графа 10 – місяць і рік, на який припадає частина відпустки (наприклад, 09.2026, 10.2026 тощо);
     • графа 14 – загальна кількість днів перебування у трудових відносинах за відповідний місяць;
     • графа 15 – кількість календарних днів відпустки по вагітності та пологах у цьому місяці;
     • сума декретних по кожному місяцю – пропорційно дням відпустки в цьому місяці.
     Базу ЄСВ за кожен місяць декретної відпустки порівнюєте з мінімальною зарплатою; за потреби доплату до мінімальної бази ЄСВ показуєте окремими рядками з відповідним кодом типу нарахувань на дату фактичного донарахування, що відповідає вимогам Закону №2464 щодо визначення бази для ЄСВ.

3. Як відобразити декретні у ФІЗ‑4ДФ у періоді нарахування.
   Для ФОПа‑роботодавця, який є податковим агентом щодо такої виплати, допомога по вагітності та пологах відображається в додатку ФІЗ‑4ДФ за той місяць, у якому її нараховано:

   • у розділі І, рядок 06 за відповідний місяць:
     • графа 3а – сума нарахованої допомоги за весь період відпустки;
     • графа 3 – сума фактично виплаченого доходу (якщо нарахування і виплата в одному місяці, суми однакові);
     • графи 4а, 4, 5а, 5 – прочерки, оскільки допомога по вагітності та пологах не оподатковується ПДФО та військовим збором за абз. 1 пп. 165.1.1 ПКУ;
     • графа 6 – ознака доходу «128» згідно з Довідником ознак доходів фізичних осіб додатка 2 до Порядку №4.

4. Форма розрахунку для ФОПа та загальні дії.
   ФОП як податковий агент подає спеціальну форму розрахунку з додатками (ФІЗ‑4ДФ та Д1 тощо), затверджену для ФОП‑податкових агентів – форму F0500111. Алгоритм дій загалом такий:

   1. у жовтні подаєте 3‑квартальний розрахунок: у Д5 — початок відпустки по вагітності та пологах;
   2. після того як ПФУ сформує і оплатить лікарняний, нараховуєте допомогу в обліку;
   3. у розрахунку за той квартал, на який припадає місяць нарахування, заповнюєте:
      • Додаток 1 – з розподілом суми декретних за місяцями відпустки;
      • ФІЗ‑4ДФ – одним рядком із загальною сумою допомоги за ознакою «128»;
   4. контролюєте дотримання мінімальної бази ЄСВ за кожен місяць відпустки та, за потреби, відображаєте доплату в Д1.

Правильність заповнення розрахунку залежить від чіткої прив’язки: кадрові події (початок відпустки) відображаєте в кварталі їх настання, а суми допомоги — у кварталі і місяці фактичного нарахування, з розподілом за місяцями відпустки.