Оформлення та облік представницьких витрат на корпоративній картці

Так, корпоративною платіжною карткою можна оплачувати представницькі витрати та витрати під час відряджень, але не можна використовувати її для виплати заробітної плати, соціальних виплат чи особистих витрат. Оплата рахунків у кафе та ресторанах допускається за наявності зв'язку з господарською діяльністю, однак вартість алкогольних напоїв у чеку податкові органи розцінюють як оподатковуваний дохід держателя картки. Оплата ділових зустрічей у неробочий час і використання корпоративної картки під час закордонних відряджень також допускаються за умови належного документального оформлення та дотримання валютних обмежень НБУ.

Податковий кодекс України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text не містить визначення представницьких витрат для небюджетних підприємств. Тому при їх визнанні застосовують правила бухгалтерського обліку, встановлені НП(С)БО 16 «Витрати» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0027-00#Text (п. 18, 19). До таких витрат належать витрати на прийом і обслуговування представників інших підприємств, у тому числі потенційних клієнтів, які проводяться з метою встановлення або підтримання ділових відносин. Це можуть бути офіційні сніданки, обіди чи вечері, оренда приміщень для переговорів, транспортне забезпечення гостей, послуги перекладача під час зустрічей з іноземними партнерами, а також буфетне обслуговування під час переговорів. Такі витрати визнаються за наявності документального підтвердження їх зв'язку з господарською діяльністю, зокрема наказу про проведення зустрічі, програми переговорів, звіту про їх результати, фіскальних чеків і банківських виписок.

Корпоративною платіжною карткою не дозволяється виплачувати заробітну плату, соціальні виплати та допомогу. Таку заборону встановлено п. 106 Положення про порядок емісії та еквайрингу платіжних інструментів, затвердженого постановою Правління НБУ № 164. Також не допускається оплачувати особисті витрати, не пов'язані з діяльністю підприємства (п. 22 розділу ІІ Положення № 164). Крім того, корпоративна картка призначена виключно для її держателя. Передавати її іншим особам або повідомляти ПІН-код заборонено відповідно до Закону України «Про платіжні послуги».

Оплата рахунків у ресторанах корпоративною карткою під час ділових зустрічей допускається, якщо така зустріч має безпосередній зв'язок із господарською діяльністю та належно оформлена документально.

Якщо до ресторанного чека включено алкогольні напої, податкові органи вважають їх вартість оподатковуваним доходом фізичної особи. Відповідно до пп. 170.9.1 Податкового кодексу України вартість алкогольних напоїв і тютюнових виробів не звільняється від оподаткування під час використання підзвітних коштів або перебування у відрядженні. Такі суми можуть розглядатися як додаткове благо згідно з пп. 164.2.17 ПКУ. У такому випадку підприємство нараховує ПДФО за ставкою 18 % із застосуванням натурального коефіцієнта 1,219512 відповідно до п. 164.5 ПКУ, а також військовий збір за ставкою 5 % від вартості алкогольних напоїв без застосування натурального коефіцієнта. У разі виникнення такого доходу працівник подає Звіт про використання коштів відповідно до пп. 170.9.4 ПКУ. Для уникнення таких наслідків алкогольні напої доцільно оплачувати окремо особистою карткою директора або відшкодувати їх вартість підприємству.

Проводити ділову вечерю у неробочий час та оплачувати її корпоративною платіжною карткою дозволяється. Законодавство не встановлює обмежень щодо проведення переговорів лише у межах робочого часу. Для підтвердження господарського характеру витрат необхідно оформити наказ про проведення зустрічі із зазначенням її мети, часу, місця та складу учасників, програму зустрічі, звіт про результати переговорів, а також зберегти фіскальний чек і документи, що підтверджують оплату.

Під час закордонного відрядження директор має право використовувати корпоративну платіжну картку для оплати готелю, транспортних послуг, квитків, оренди автомобіля, пального, платних доріг та представницьких витрат відповідно до ст. 121 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08 та пп. 170.9.1 Податкового кодексу України.

Відповідно до Положення НБУ № 5 від 02.01.2019 для розрахунків платіжною карткою за одним зовнішньоекономічним договором або рахунком протягом одного операційного дня застосовується граничний розмір, що не перевищує еквівалент 400 000 грн за офіційним курсом НБУ. Неоподатковуваний розмір добових під час закордонних відряджень становить не більше 80 євро за кожний календарний день відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ. Ліміти на видачу готівкової іноземної валюти встановлюються уповноваженими банками відповідно до нормативних актів НБУ та правил міжнародних платіжних систем, тоді як безготівкові розрахунки карткою у торговельній мережі таких жорстких обмежень не мають.

Якщо під час відрядження всі витрати оплачувалися корпоративною карткою у безготівковій формі, готівка понад установлені норми не отримувалася і не виник оподатковуваний дохід, подавати авансовий звіт не обов'язково. У такому разі достатньо надати первинні документи, що підтверджують понесені витрати, до закінчення місяця, наступного за місяцем завершення відрядження, відповідно до пп. 170.9.3 Податкового кодексу України.

Раді допомогти, звертайтесь ще!