Облік витрат на гурткову роботу з кулінарії: рекомендації та ризики

Надаємо відповідь на ваші питання.

1.Як списувати продукти харчування, які куплені на проведення таких гуртів? Чи має бути до них технологічні карти чи інші додаткові документи?

Так, технологічні картки (або картки-розкладки) та інші додаткові документи є обов'язковими. Вони виконують роль нормативної бази, яка обґрунтовує кількість витрачених продуктів і захищає заклад від звинувачень податківців у нецільовому чи безоплатному використанні майна.

Щоб списання було правомірним, керівник гуртка (вчитель) та бухгалтерія повинні оформити такі документи:

-навчальна програма гуртка та розклад занять, затверджуються керівником закладу освіти. Вони доводять, що гурток дійсно існує і заняття проводяться за планом.

-технологічні картки (або карти-розкладки) страв. Складаються на кожну страву, яку планують готувати діти на занятті (можна використовувати готові збірники рецептур або розробляти власні й затверджувати наказом директора).У картці обов'язково зазначаються норми витрат продуктів на одну порцію (у вазі «брутто» та «нетто») та технологічний процес приготування.

-меню-вимога (або Заявка на продукти). Перед кожним заняттям вчитель на основі розкладу та техкарток складає заявку на склад (комірнику) на необхідну кількість продуктів під розрахункову кількість учнів на уроці.

-акт на списання продуктів харчування. Це головний первинний бухгалтерський документ, на підставі якого робиться проводка в обліку. Складається спеціально створеною комісією (до складу якої зазвичай входять вчитель, представник адміністрації/бухгалтерії) після завершення заняття. В акті вказують дату заняття, тему уроку за програмою, перелік і кількість фактично використаних продуктів та посилання на те, що витрати здійснено «згідно з затвердженими технологічними картками».

2. Чи можна, щоб на гурток продукти харчування приносили діти? Чи є ризики отримання захворювань/інфекцій (бо перевірити якість сировини неможливо)? Які наслідки для ТОВ?

Ні, дозволяти дітям приносити власні продукти для використання на гуртку кулінарії категорично не можна. Це несе в собі серйозні біологічні та юридичні ризики, а у випадку отруєння наслідки для ТОВ будуть фінансово та кримінально відчутними.

За Законом України «Про основні принципи та вимоги до безпечності та якості харчових продуктів» та вимог системи HACCP (ХАСП) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/771/97-%D0%B2%D1%80#Text заклад зобов'язаний чітко знати, звідки походить кожна одиниця сировини (виробник, дата, накладна, сертифікат відповідності).

Санітарний регламент для закладів загальної середньої освіти встановлює жорсткі вимоги до якості та умов зберігання харчових продуктів у школах. Організовувати харчування чи кулінарну обробку неперевіреної сировини в стінах закладу заборонено.

Наслідки для ТОВ:

1.Порушення виявила перевірка Держпродспоживслужби (навіть без отруєння). Відповідно до Закону № 2042-VIII, за невиконання обов’язку щодо впровадження процедур ХАСП або за використання неперевірених продуктів без простежуваності на юридичних осіб накладається штраф у розмірі від 30 до 50 мінімальних заробітних плат. Інспектори мають право тимчасово закрити кулінарний клас (або весь заклад) до усунення порушень.

2.Якщо дитина (або кілька дітей) отруїлася стравою на гуртку. У цьому випадку ТОВ та його посадові особи (директор, вчитель) нестимуть повну відповідальність, навіть якщо продукт принесла сама дитина, адже саме заклад організував процес приготування та не забезпечив безпеку.

3.Адміністративна та цивільна відповідальність. ТОВ буде зобов'язане відшкодувати батькам усі витрати на лікування дітей та моральну шкоду.

4.Кримінальна відповідальність (ст. 325 ККУ). За порушення санітарних правил і норм щодо запобігання інфекційним хворобам та масовим отруєнням передбачено кримінальну відповідальність. Якщо отруєння спричинило середньої тяжкості чи важкі наслідки для здоров'я дітей, винним особам (зазвичай директору ТОВ та вчителю, який веде гурток) загрожує штраф, арешт або позбавлення волі на строк до 3 років.

Як діяти правильно вашому ТОВ?

Заклад ТОВ має самостійно закуповувати всі продукти для гуртка у перевірених постачальників, які надають документи про якість (товарно-транспортні накладні, декларації виробника). Вартість цих продуктів слід заздалегідь закладати у вартість абонемента на гурток чи загальну плату за навчання.

3.Як документально організувати облік та списання на таку гурткову роботу?

1. Оформлюється один раз на навчальний рік/курс:

- Наказ директора про затвердження Програми гуртка. У наказі зазначається: «Затвердити програму гуртка "Кулінарія". Встановити, що фінансування витрат на придбання продуктів здійснюється за рахунок ТОВ відповідно до затверджених технологічних карт».

-Затверджені Технологічні картки (або Картки-розкладки). Вчитель розробляє (або бере з офіційних збірників рецептур, наприклад, Є. Клопотенка чи стандартних шкільних меню) техкартки на кожну страву. Директор затверджує їх своїм підписом та печаткою. У картці має бути чітка норма: скільки грамів борошна, яєць, цукру тощо йде на 1 учня для приготування конкретної страви.

2. Оформлюється перед кожним заняттям:

-Заявка-розрахунок (або Меню-вимога). За 1-2 дні до заняття вчитель подає в бухгалтерію або комірнику заявку. Формула: Число дітей за списком × Норма з техкартки = Необхідна кількість продуктів.

- Накладна-вимога на внутрішнє переміщення (Типова форма № М-11). Комірник видає продукти вчителю під звіт (або вчитель купує сам через підзвіт, надаючи фіскальні чеки постачальника).

3. Оформлюється одразу після заняття:

-Журнал обліку роботи гуртка. Вчитель обов'язково робить запис: дата, тема заняття (наприклад: «Приготування пісочного печива»), кількість присутніх дітей. Це підтверджує факт надання послуги.

-Акт на списання продуктів харчування (Спеціальний документ). Це головний документ для бухгалтера. Складається комісією (наприклад: директор/завуч, бухгалтер та вчитель). В Акті зазначають: «Комісія провела перевірку використання матеріалів на занятті гуртка від (Дата). Згідно з програмою та техкарткою №5 було виготовлено (Назва страви) у кількості (Х) порцій. Фактично використано і підлягають списанню такі продукти: ... (перелік із сумами)».

4.Бухгалтерський облік та проводки.

Для ТОВ усі витрати акумулюються на рахунках обліку витрат. Продукти обліковуються на рахунку 201 «Сировина й матеріали» (або окремому субрахунку, наприклад, 201/2 «Продукти харчування для гуртків»). Гурток — це виробництво послуги, тому використовується рахунок 23 «Виробництво».

1.Оприбутковано продукти від постачальника на склад ТОВ (без ПДВ), первинний документ - видаткова накладна, ТТН, сертифікат якості:

Дт 201 Кт 631

2. Відображено податковий кредит з ПДВ (якщо ТОВ — платник ПДВ), первинний документ -податкова накладна:

Дт 641/ПДВ Кт 631

3. Передано продукти зі складу вчителю для проведення заняття, первинний документ - накладна-вимога (форма № М-11):

Дт 201/Гурток (Вчитель) Кт 201/Склад (Комірник)

4. Списано продукти, використані на гуртку (на основі фактично проведеного уроку), первинний документ - акт на списання продуктів:

Дт 23 Кт 201/Гурток (Вчитель)

5. Включено інші витрати до собівартості гуртка (зарплата вчителя з ЄСВ за ці години), первинний документ - відомість нарахування заробітної плати, табель:

Дт 23 Кт 661, 651

6. Списано витрачені продукти на фінансовий результат (якщо гурток безкоштовний/входить у вартість навчання і окремий дохід не визнається одразу), первинний документ - бухгалтерська довідка:

Дт 903 (або 92) Кт23

7. Відображено дохід від продажу абонемента на гурток (якщо він оплачується батьками окремо), первинний документ - акт наданих послуг:

Дт 361 Кт 703

Раді допомогти, звертайтесь ще!