Правила ведення карток персоналу в дистанційній ІТ-компанії

Для резидента Дія Сіті окремого звільнення від ведення кадрового обліку немає. Водночас обов’язку вести на кожного працівника саме паперову особову картку за типовою формою П-2 законодавство не встановлює.

Наказом Держстату та Міноборони № 495/656 затверджено типову форму П-2, але вона має рекомендаційний характер, оскільки наказ не зареєстрований у Мін’юсті. Роботодавець може самостійно визначити форму ведення кадрового обліку.

Тому для ІТ-компанії, де всі працівники працюють дистанційно, можна організувати електронний кадровий облік за власною формою, затвердивши її внутрішнім документом та визначивши порядок формування, актуалізації і зберігання. Форма має містити необхідні відомості про працівника та кадрові зміни: прийняття, переведення, звільнення, відпустки тощо.

Якщо компанія не хоче розробляти власну форму, найбезпечніший практичний варіант — вести П-2 в електронній формі або використовувати звичайну форму П-2 з централізованим зберіганням у роботодавця.

Саме за відсутність П-2 окремого штрафу немає. Відповідальність може виникати за конкретні порушення вимог щодо ведення, оформлення або зберігання кадрових документів, якщо вони призвели до порушення законодавства про працю чи інших обов’язкових вимог.

Отже, роботодавець самостійно визначає, у якій формі організувати кадровий облік, у тому числі може використовувати власну паперову або електронну форму, затверджену локальним документом. Водночас це не означає, що кадровий облік можна не вести взагалі: необхідно забезпечити облік персональних даних працівників, прийняття, переведень, звільнень, відпусток та інших кадрових змін.

Раді допомогти, звертайтесь ще!