Оплата відрядження: як вирішити проблему з бюджетним кошторисом

Ні, відправляти працівника у відрядження та оплачувати дні його перебування там за середнім заробітком (або денним) за умови відсутності кошторисних призначень категорично заборонено.

Згідно з Бюджетним кодексом України, бюджетні установи не мають права брати зобов'язання та здійснювати видатки без затверджених кошторисних призначень. Оплата днів відрядження (навіть за КЕКВ 2111 «Оплата праці») здійснюється саме у зв'язку з виконанням службового доручення поза місцем постійної роботи.

Працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв’язку зі службовими відрядженнями. Згідно з п. 4 розд. І Інструкції № 59 установа, яка відряджає працівника, забезпечує його коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом).

(Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 № 59. https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0218-98#Text )

Так, гарантію щодо забезпечення відрядженого працівника коштами на відрядження закріплено в ст. 121 КЗпП. https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08/ed20190925#Text

У разі незабезпечення працівника авансом на відрядження, винним у цьому посадовим особам загрожує адміністративна відповідальність за порушення законодавства про працю (штраф у розмірі від 510 до 1700 грн) відповідно до ст. 41 КУпАП (Кодекс України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 № 8073-X).

Яким чином вийти із ситуації?

Якщо поїздка планова або її неможливо скасувати, необхідно терміново легалізувати видатки:

1.Якщо в установи немає коштів на відрядження, доцільно переглянути кошторис, перенести строки відрядження або шукати інші джерела фінансування, але в жодному разі не позбавляти працівника гарантованих йому виплат.

2.Зміна статусу поїздки. Якщо працівника направляють, наприклад, на підвищення кваліфікації, семінар чи тренінг, оформите це як направлення на навчання (підвищення кваліфікації) з відривом від виробництва, а не як службове відрядження. За працівником так само зберігається середня заробітна плата, але це фінансується суто за рахунок фонду оплати праці (КЕКВ 2111), і вимоги щодо обов'язкової виплати авансу на відрядження (КЕКВ 2250) тут не діють у такому ж жорсткому форматі. Важливо: у наказі має фігурувати саме «направлення на навчання/семінар», а не «відрядження».

3. Якщо працівника запросила інша організація (благодійний фонд, міжнародні партнери, інша установа), залучіть фінансування приймаючої сторони. Згідно з Інструкцією № 59, якщо приймаюча сторона повністю забезпечує працівника житлом, проїздом та харчуванням (або виплачує добові), бюджетна установа може не витрачати власні кошти.

У наказі про відрядження чітко зазначте: «Витрати на проїзд, проживання та добові здійснюються за рахунок приймаючої сторони» (на підставі листа-запрошення). У такому разі установа законно виплачує працівнику середній заробіток за дні відрядження з фонду оплати праці, не порушуючи бюджетне законодавство, оскільки інших витрат вона не несе.

4. Оформлення дистанційної роботи (якщо завдання інформаційне). Працівнику потрібно взяти участь у нараді, конференції або зібрати інформацію, яку фізично можна опрацювати за ноутбуком. Видайте наказ про дистанційну роботу на ці дні. Працівник фактично може перебувати в іншому місті, але юридично він виконує свої обов'язки дистанційно. Дні оплачуються як звичайні робочі дні (не за середнім заробітком, а як стандартна зарплата). Витрати на проїзд та готель установі проводити не доведеться.

Раді допомогти, звертайтесь ще!