Чи може засновник без трудових відносин отримати відшкодування

Так, поїздку засновника можна оформити як службове відрядження й відшкодувати витрати без оподаткування, але лише за умови, що засновник документально віднесений до керівних органів товариства та виконані вимоги до відряджень; інакше компенсація витрат ризикує бути визнана оподатковуваним доходом (додатковим благом).

Обґрунтування

1. Кого ПКУ дозволяє не оподатковувати при відрядженні. Не є доходом фізособи сума відшкодованих у встановленому порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат для фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах з роботодавцем, або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, за умови дотримання вимог підпункту «а» підпункту 170.9.1 пункту 170.9 статті 170 Податкового кодексу України. Для застосування цієї норми засновник має бути саме працівником або формально включеним до керівного органу (загальні збори, наглядова рада, виконавчий орган).

2. Вимоги до витрат на відрядження засновника. Не оподатковуються витрати на відрядження в межах фактичних витрат, зокрема на проїзд, проживання, включені до рахунку витрати на харчування і побутові послуги, службові телефонні розмови, оформлення документів для поїздки, обов’язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов’язані з поїздкою, а також добові у встановлених межах, за умови наявності підтвердних документів і зв’язку відрядження з господарською діяльністю підприємства, як це передбачено підпунктом «а» підпункту 170.9.1 пункту 170.9 статті 170 Податкового кодексу.

3. Неоподатковуваний статус поїздки засновника. Щоб відшкодувати витрати засновнику без ПДФО і військового збору, необхідно: 1) закріпити у статуті або рішенням загальних зборів його статус як члена керівних органів; 2) оформити наказ (розпорядження) про відрядження з чіткою діловою метою переговорів; 3) забезпечити наявність документів, що підтверджують витрати (квитки, рахунки за проживання, виписки з банківського рахунку тощо) і зв’язок поїздки з госпдіяльністю (запрошення, договір, програма зустрічей) відповідно до пункту 170.9 статті 170 Податкового кодексу.

4. Податкові наслідки за відсутності статусу або документів. Якщо засновник не є членом керівних органів у формально-правовому сенсі або витрати/зв’язок з госпдіяльністю належно не підтверджені, відшкодовані суми можуть бути розцінені як додаткове благо фізособи. У такому разі вони включаються до оподатковуваного доходу з оподаткуванням за загальними правилами, передбаченими розділом IV Податкового кодексу, замість застосування спеціального режиму пункту 170.9.

Коректне документальне оформлення статусу засновника та самої поїздки є ключем до безподаткового відшкодування витрат на таке «відрядження».