Виправлення недонарахування зарплати працівнику під час реорганізації підприємства

Помилку з недоплатою до мінімальної зарплати за квітень 2021 року можна і потрібно виправити зараз: донарахувати працівнику зарплату та ЄСВ, показати це в поточній Об’єднаній звітності без зміни звіту за 04.2021, а за потреби подати уточнюючий Податковий розрахунок лише як реакцію на припис ПФУ чи податкової; статус працівника (звільнений) і реорганізація підприємства не звільняють від обов’язку виправити оплату праці.

Обґрунтування

1. Донарахування зарплати за минулий період допускається. Якщо нарахування фонду оплати праці здійснюються за попередній період у зв’язку з виявленням помилок, такі суми включаються до фонду оплати праці того місяця, у якому були здійснені нарахування, а не заднім числом у попередніх періодах, що відповідає підходу підпункту 1.6.2 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держстату від 13.01.2004 №5 (п. 1.6.2 Інструкції №5). Це означає, що донарахування до мінімальної зарплати за квітень 2021 року відображаєте в поточному місяці, коли виявили помилку.

2. Показ у Додатку 1 (ЄСВ) поточного розрахунку. За логікою підпункту 1.6.2 Інструкції №5 та п. 1 розд. IV Порядку заповнення Податкового розрахунку, затвердженого наказом Мінфіну від 13.01.2015 №4 (Порядок №4), сума донарахованої зарплати:

   • включається до загальної зарплати в Додатку 1 за місяць донарахування;
   • додатково окремим (або окремими) рядком(ами) показується як донарахування за минулий місяць із кодом типу нарахувань 2 у графі 9 і зазначенням у графі 10 місяця, за який проводиться донарахування (квітень 2021 року), з відображенням бази і суми ЄСВ у відповідних графах.
     Таким чином забезпечуєте правильний розмір бази ЄСВ за квітень 2021 року в персоніфікованих даних, але технічно проводите його в поточному періоді.

3. Показ у додатку 4ДФ поточного розрахунку. Оскільки донарахована сума є заробітною платою, її потрібно:

   • включити до доходу працівника в додатку 4ДФ за місяць донарахування;
   • обкласти ПДФО і військовим збором за ставками, чинними в місяці фактичного нарахування, і показати цю суму разом із іншими нарахуваннями доходу з ознакою «101». За підходом п. 1 розд. IV Порядку №4 уточнюючі розрахунки за квітень 2021 року через саме донарахування зарплати не є обов’язковими, якщо контролюючий орган не вимагає іншого, адже донарахована зарплата оподатковується і звітується в місяці нарахування.

4. Реорганізація і статус працівника не скасовують обов’язку. Відомості з Єдиного держреєстру про припинення чи реорганізацію юридичної особи є підставою для зняття її з обліку у ПФУ та податковій, але не анулюють уже існуючі обов’язки, включно з обов’язком донарахувати і сплатити належну зарплату та ЄСВ (ст. 13 Закону № 835-19). Те, що працівник уже звільнений, також не знімає з роботодавця вимоги забезпечити мінімальні державні гарантії в оплаті праці, тож донарахування проводиться як виплата працівнику (із подальшою фактичною виплатою).

5. Коли потрібен уточнюючий Податковий розрахунок. Якщо ПФУ або податкова вже видали припис щодо усунення порушень за 2021 рік, тоді, крім донарахування в поточному періоді, може виникнути обов’язок подати уточнюючі Податкові розрахунки за відповідні періоди, що прямо випливає з вимог п. 7 розд. V Порядку №4 щодо уточнюючих розрахунків (п. 7 розд.V Порядку №4). У такому випадку уточнюючий розрахунок містить лише рядки, які уточнюються, і заповнюється за формою, чинною на дату подання.

Донарахуйте суму до мінімальної зарплати і ЄСВ у поточному місяці, правильно відобразіть її в Додатку 1 та 4ДФ, а питання уточнюючих форм за минулі періоди вирішуйте, орієнтуючись на наявність або відсутність припису контролюючих органів.