Терміни зберігання документації ФОП та порядок її утилизації

Щодо строків зберігання документів

За визначенням ст. 44 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n1110):

"44.3. Платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів та інформації, визначених пунктом 44.1 цієї статті, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом визначених законодавством строків, але не менше:

44.3.1. 2555 днів - для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю, відповідно до статей 39 і 39-2, пункту 141.4 статті 141 цього Кодексу;

44.3.2. 1825 днів - для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, що складаються особами, визначеними пунктом 133.1 статті 133, підпунктом 133.2.2 пункту 133.2 та пунктом 133.4 статті 133 цього Кодексу, а також юридичними особами, які обрали спрощену систему оподаткування, за винятком документів, до яких застосовується більш тривалий строк зберігання згідно з підпунктом 44.3.1 цього пункту;

44.3.3. 1095 днів - для інших документів, на які не поширюються вимоги підпунктів 44.3.1 та 44.3.2 цього пункту;

44.3.4. 1095 днів - для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, включаючи дозвільні документи.

Строки зберігання документів та інформації, визначені цим пунктом, розраховуються з дня подання податкової звітності чи іншої звітності, передбаченої цим Кодексом, для складення якої використовуються зазначені документи та/або інформація, а в разі її неподання - з передбаченого цим Кодексом граничного строку подання такої звітності, а для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, - з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів - з дня завершення строку їх дії).

...Передбачені цим пунктом строки зберігання документів та інформації продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених пунктом 102.3 статті 102 цього Кодексу."

Отже, ПКУ визначає, що Ви (ФОП групи 3) маєте зберігати документи протягом 1095 днів з дати подання звітності за відповідний рік.

Наприклад, зараз Ви ще маєте зберігати документи за 2023 рік і наступні періоди

Позиція ДПСУ (https://tax.gov.ua/media-tsentr/novini/757778.html):

"Інформуємо, що 10.02.2024 року набрав чинності наказ Міністерства юстиції України від 04.01.2024 № 40/5, яким внесено зміни до Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів (далі – Перелік). Як відомо, цей Перелік визначає строки зберігання відповідних документів.

З урахуванням зазначених змін строки зберігання документів, що зазначаються у цьому Переліку та регулюють підприємницьку діяльність юридичних осіб, застосовуються фізичними особами – підприємцями, якщо інше не встановлено законом або не випливає із суті відносин (тоді як раніше це було добровільним для ФОП). При цьому строк зберігання для документів та інформації, пов'язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, для фізичних осіб – підприємців встановлюється відповідно до Податкового кодексу України (далі – ПКУ) та становить 3 роки (п. 1.4 Переліку).

Також п. 2.10 Переліку визначено, що строки зберігання первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, внесків, інших обов'язкових платежів, розраховуються з дня подання податкової чи іншої звітності, для складення якої використовуються зазначені документи та/або інформація, а в разі її неподання – з передбаченого ПКУ граничного строку подання такої звітності.

Крім цього, змінилися і строки зберігання окремих конкретних документів, які стосуються фінансово-господарської діяльності. Зокрема, такий строк було збільшено з 1 або 3 років до 5. При цьому для таких документів встановили застереження наступного характеру:

- документи, пов'язані з предметом податкової перевірки, інспектування (ревізії) органу державного фінансового контролю та/або адміністративним чи судовим оскарженням прийнятого за її (його) результатами рішення, зберігаються не менше встановленого мінімального строку та протягом одного року після закінчення передбаченого законом строку для судового оскарження такого рішення, а у разі такого оскарження – протягом одного року з дня набрання законної сили судовим рішенням, яким закінчено розгляд справи, а у разі оскарження такого судового рішення – протягом трьох місяців з дня набрання законної сили остаточним судовим рішенням, подальше оскарження якого неможливе;

- документи, щодо яких сплинув мінімальний строк зберігання, що стосуються звітних періодів, за які більше не може проводитись податкова перевірка, інспектування (ревізія), підлягають знищенню (крім тих, що можуть бути використані для документального забезпечення процесу відшкодування матеріальної шкоди, заподіяної внаслідок збройної агресії російської федерації та тимчасової окупації);

- документи та інформація, на які поширюються вимоги статей 39 і 39² ПКУ, зберігаються не менше 7 років."

При цьому врахуйте таку позицію ДПСУ ЗІР (129.01, https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=42416):

"Чи повинна ФОП або ФО, яка здійснює незалежну професійну діяльність, зберігати первинні документи понад 1095 чи 1825 днів, якщо органом ДПС документальна перевірка не проводилась (у т. ч. більше 5 років)?
Відповідь:
Так, повинна зберігати понад:
1825 днів – для первинних документів у разі виплати нерезиденту доходів (прибутків) із джерелом їх походження з України, що оподатковуються в порядку, визначеному п. 141.4 ст. 141 Податкового кодексу України;
1095 днів – для інших первинних документів."

Як утилізувати документи

ФОП може призначити експертну комісію для проведення експертизи цінності документів (якщо є наймані працівникм), або провести таку експетизу самостійно (якщо найманих працівників немає).

Результатом має бути Акта про вилучення документів для знищення.

ФОП складаєтакий Акт у довільній формі або за зразком, передбаченим Правилами організації діловодства у № 1000/5 (додаток15, https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15#n1443).
В Акті зазначається перелік справ/документів або їх категорій (наприклад: «Первинні документи за 2018–2019 роки: видаткові накладні, рахунки, акти»), кількість аркушів або томів, підстави для знищення зі посиланням на Перелік типових документів та ПКУ.
Акт підписується ФОП (та членами комісії, якщо вона створювалася).

Зразок Акту (https://api.7eminar.ua/documents/download/1137)

Фізичне знищення документів можна провести шляхом шредування (подрібнення), спалювання або здачі підприємству з переробки вторинної сировини (макулатури).
Якщо документи здаються на макулатуру, має бути квитанції/накладні про здачу вторсировини.

Додатково про списання/знищення документів див. https://7eminar.ua/news/8673-znishhennya-pervinnix-ta-insix-dokumentiv-na-pidprijemstvi

Раді допомогти, звертайтесь ще!