Відшкодування витрат ФОП на фрілансі: правильне оформлення та облік

У ФОП не може бути службових відряджень.

Звільнення від оподаткування витрат на відрядження згідно з пп. 170.9.1 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965) та гарантії ст. 121 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n719) діють виключно для найманих працівників, які перебувають у трудових відносинах із роботодавцем. ФОП діє в межах цивільно-правових відносин, тому особисті поїздки підприємця не мають статусу відрядження.

Отримання коштів від замовника на особисту картку розцінюється ДПС як цивільний дохід фізичної особи (додаткове благо) З такої суми необхідно сплатити ПДФО 18% та військовий збір 5%. Якщо замовник українська компанія, вона зобов’язана утримати ці податки як податковий агент.

Також регулярні або значні надходження з призначеннями «компенсація за поїздку/готель» привернуть увагу фінмоніторингу банку та можуть призвести до блокування картки із запитом підтвердних документів.

Якщо відшкодування надходить на рахунок ФОП окремим платежем, то відповідно до пп. 1 п. 292.1 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n7038), доходом платника ЄП є будь-який дохід, отриманий у грошовій формі на поточний рахунок.

У п. 292.11 ПКУ наведено вичерпний перелік надходжень, які не включаються до доходу єдиноподатника, і компенсація витрат на проїзд чи проживання у ньому відсутня.

Тому будь-яка компенсація, що зайде на рахунок ФОП із призначенням на кшталт «відшкодування витрат на проїзд/проживання», є доходом ФОП. Окрім цього податківці іноді намагаються стверджувати, що компенсація витрат не є доходом від зареєстрованих видів діяльності (КВЕД), вимагаючи оподаткувати її як цивільний дохід (18% + 5%).

Тому не варто виділятти компенсацію окремим платежем. У договорі або додатковій угоді/інвойсі передбачте, що всі витрати виконавця, пов'язані з виконанням замовлення (зокрема транспортні та витрати на проживання), покладаються на виконавця та вже закладені в ціну послуг.

Раді допомогти, звертайтесь ще!