Алгоритм дій при смерті працівника: ПФУ та трудові відносини

Потрібно: оформити припинення трудового договору, подати інформацію про це до ПФУ як про зміну трудових відносин і за наявності звернення родичів – оформити через ПФУ допомогу на поховання; окреме «повідомлення про розірвання» не стоїть окремим документом, але факт припинення трудових відносин обов’язково передають до ПФУ.

Обґрунтування

1. Підстава і дата припинення трудового договору
   Припиняєте трудовий догір на підставі п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП – у зв’язку зі смертю працівника, визнанням безвісно відсутнім або оголошенням померлим, на підставі свідоцтва про смерть чи рішення суду, при цьому датою припинення є дата смерті, а наказ оформлюється фактичною датою його видання, вже після отримання документа про смерть (п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП).

2. Передача відомостей до ПФУ про припинення трудових відносин
   Інформацію про припинення трудового договору через смерть працівника ви передаєте до ПФУ як оперативні відомості про трудові відносини не пізніше наступного дня після звільнення (пп. 3 п. 3 постанови КМУ від 05.06.2024 № 650).
   Якщо дата смерті вже минула і система не пропускає «заднім» числом, радять подати дані через функціонал «Додати запис» / xml у розділі «Відомості про трудові відносини» з прикріпленням сканів наказу і свідоцтва про смерть; штрафні санкції в такій ситуації не застосовують.

3. Допомога на поховання від ПФУ: що подає роботодавець
   Якщо померлий був застрахованою особою і не був пенсіонером, допомога на поховання (у 2026 році – 8 500 грн) призначається за рахунок ПФУ за основним місцем роботи на підставі заяви особи, яка здійснила поховання, та комплекту підтвердних документів (ст. 22, 24 Закону №1105-14; постанова ПФУ № 6-1).
   Після рішення уповноваженого/комісії підприємство формує та подає до ПФУ заяву‑розрахунок не пізніше 5 робочих днів (п. 4 Порядку № 28-1), а після надходження коштів – виплачує допомогу особі, яка подала заяву, і подає повідомлення про проведення страхових виплат у 30‑денний строк (п. 11 цього Порядку).

4. Алгоритм дій роботодавця щодо ПФУ у разі смерті працівника

   1. Отримати свідоцтво про смерть / рішення суду від родичів або самостійно звернутися до ДРАЦС.
   2. Видати наказ про припинення трудового договору за п. 8-2 ч. 1 ст. 36 КЗпП із датою припинення = дата смерті.
   3. Передати до ПФУ оперативні відомості про припинення трудових відносин (через електронний кабінет; за потреби – «Додати запис» із сканами наказу та свідоцтва).
   4. Якщо родич, який здійснив поховання, звернувся із заявою – прийняти документи, прийняти рішення про призначення допомоги на поховання, подати заяву‑розрахунок до ПФУ, після фінансування – виплатити допомогу та відзвітувати про страхову виплату.

Дотримання цього порядку закриває і кадрову, і «пенсійну» частину оформлення смерті працівника.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?