Проблеми передачі справи при звільненні дистанційного бухгалтера

Негативних правових наслідків для бухгалтера в описаній ситуації не виникає. Після припинення трудових відносин організація передачі справ, документів та забезпечення безперервності бухгалтерського обліку є обов'язком керівника підприємства. Доступи до програм необхідно передати керівнику документально, а особистий КЕП — скасувати.

Трудові відносини припинені належним чином, якщо 10 вересня видано наказ про звільнення, проведено остаточний розрахунок і працівник отримав копію наказу. Відсутність акта приймання-передачі справ або особи, яка їх прийняла, не впливає на факт припинення трудових відносин (КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08, ст. 47, ст. 116).

Відповідальність за організацію бухгалтерського обліку, забезпечення фіксування фактів господарських операцій, збереження первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку та звітності покладається на керівника підприємства (Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text, ч. 3 ст. 8). Оскільки всі документи знаходяться в офісі підприємства, а бухгалтер не мав ключів від приміщення, відповідальність за їх збереження після звільнення покладається на керівника.

Посадові особи несуть відповідальність лише за документи та звітність, які вони склали і підписали під час виконання своїх посадових обов'язків (Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text, ч. 8 ст. 9). Після 10 вересня бухгалтер не відповідає за ведення обліку, подання звітності чи дії аутсорсингової компанії.

Сам факт того, що керівник не визначив особу, якій необхідно передати справи, не покладає відповідальність на бухгалтера. Навпаки, бухгалтер виконав належні дії, звернувшись до керівника з питанням щодо передачі справ спочатку усно, а потім письмово через Viber. Відсутність відповіді свідчить про те, що керівник не організував передачу справ.

Особистий кваліфікований електронний підпис необхідно скасувати після звільнення. Передавати носій ключа, файл ключа чи пароль до нього іншим особам не допускається (Закон України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2155-19#Text).

Логіни та паролі до BAS, 1С, електронних кабінетів крім податкового, наприклад Держстату, клієнт-банку та інших інформаційних систем доцільно направити керівнику офіційним письмовим повідомленням на офіційну електронну адресу підприємства або рекомендованим (цінним) листом з описом вкладення на юридичну адресу підприємства. У повідомленні слід зазначити перелік доступів, місце знаходження документів, інформацію про відсутність у бухгалтера доступу до офісу та факт скасування особистого КЕП.

Доцільно також зберегти всі підтвердження виконаних дій: листування з керівником щодо передачі справ, фотографію наказу про звільнення, підтвердження проведення остаточного розрахунку, копію повідомлення про передачу доступів та підтвердження його відправлення, а також документ про скасування сертифіката КЕП.

Подати до контролюючих органів інформацію про зміну особи, відповідальної за ведення бухгалтерського обліку, зобов'язане підприємство, а не звільнений бухгалтер (Податковий кодекс України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text, п. 66.4).

Раді допомогти, звертайтесь ще!