Оформлення ФОП: надання послуг населенню та спрощення обліку

Складати індивідуальні двосторонні паперові акти з кожною фізичною особою не потрібно. Найкращий і повністю законний спосіб спростити документообіг — укласти публічний договір (оферту), де прописати, що оплата за IBAN є прийняттям оферти, а відсутність претензій протягом встановленого строку підтверджує належне надання послуг без підписання двостороннього акта. Для внутрішнього обліку достатньо банківської виписки та щомісячного зведеного реєстру (або бухгалтерської довідки).

1. Чи можна все зафіксувати у публічному договорі (оферті)?

Так. Згідно зі статтями 633 та 641 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3141 суб'єкт господарювання має право пропонувати послуги на однакових умовах усім споживачам шляхом розміщення публічного договору (оферти) — на власному сайті, у соціальних мережах, у куточку споживача або в точці прийому замовлень.

Оплата рахунку/замовлення на ваш поточний рахунок IBAN виступає акцептом (прийняттям) умов цієї оферти відповідно до ст. 642 ЦКУ.

2. Як підтвердити надання послуги замовником і чи потрібні двосторонні акти?

Окремі підписані паперові акти з кожним замовником-громадянином складати не обов'язково.

Згідно з главою 63 ЦКУ послуга споживається в процесі її вчинення, і ЦКУ не містить імперативної вимоги складати виключно двосторонній акт при роботі з фізособами.

Відповідно до частини 2 статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (з урахуванням Закону №4791-IX) порядок документування визначається договором. Якщо письмовим договором (публічною офертою) передбачено, що первинний документ не потребує реквізитів і підпису замовника, він визнається належним первинним документом за умови зазначення дати (періоду) надання послуг і відображення операції в періоді її здійснення.

Що прописати в публічній оферті:

• Оплата за реквізитами IBAN є підтвердженням замовлення та повною згодою з умовами договору.
• Послуги вважаються наданими в повному обсязі, належної якості та прийнятими замовником, якщо протягом визначеного строку (наприклад, 3 або 5 робочих днів) з моменту видачі/відправлення виробу від замовника не надійшло письмових претензій.
• Оформлення двостороннього акта приймання-передачі послуг договором не передбачається (або передбачається лише за письмовою вимогою замовника).

3. Чи потрібні окремі рахунки на кожного клієнта?

Генерувати класичний паперовий рахунок-фактуру на кожного замовника не обов'язково. Достатньо надати клієнту реквізити для оплати (номер рахунку у форматі IBAN, найменування ФОП, код РНОКПП) та сформувати замовлення (квитанцію замовлення, наряд або номер замовлення) із чітким призначенням платежу: наприклад, «Оплата за оздоблення текстильних виробів згідно із замовленням №... від ПІБ».

Якщо ви виставляєте електронні рахунки (інвойси) через сервіси інтернет-банкінгу, вони мають бути виписані за фактично узгоджені послуги.

4. Чи можна складати один зведений документ за місяць?

Так. Для цілей внутрішнього обліку ФОП може складати один зведений внутрішній первинний документ за місяць (зведений реєстр виконаних замовлень або бухгалтерську довідку). У такому реєстрі відображаються:

Дата або період здійснення операцій;
Номери замовлень / розрахункових документів;
Зміст послуги (оздоблення виробів);
Сума доходу;
Особистий підпис ФОП.
Такий порядок узгоджується з нормами Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку (наказ Мінфіну №88).

5. Як максимально спростити первинку ФОПу 2 групи:

Облік доходів: Відповідно до п. 296.1 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n7158платники єдиного податку 2 групи (неплатники ПДВ) ведуть облік доходів у довільній формі помісячно. Оскільки витрати на єдиному податку не зменшують базу оподаткування, контролюючі органи перевіряють факт формування доходу.

Головний документ доходу: Банківська виписка за рахунком IBAN. Згідно з п. 44.1 ПКУ надходження безготівкових коштів на рахунок є прямим документальним підтвердженням отриманого доходу.
Пакет первинки для перевірки:Публічний договір (оферта) із застереженням про порядок прийому послуг;
Банківські виписки за IBAN із чіткими призначеннями платежів;
Книга/реєстр обліку доходів (у довільній електронній чи паперовій формі з помісячним підсумком);
Щомісячний зведений реєстр наданих послуг (за бажанням, для повної бездоганності обліку).

Раді допомогти, звертайтесь ще!