Оподаткування обідів для працівників: ризики, ПДФО та ЄСВ

Підприємство може організувати безоплатне харчування працівників за принципом «шведського столу»

Для цього маєте видати наказ, в якому прописати:

1) організаційні моменти :
- як це буде організовано - як власна кухня, кейтерінгове обслуговування (будуть привозити готові блюда постачальники)

2) які категорії фізосіб будуть забезпечені харчуванням (працівники всі, чи ні, сторонні особи - клієнти, партнери)

3) як будуть розподілятися обіди - чи це буде персоніфіковано чи ні?

Отже, для забезпечення такого харчування Підприємство може укласти, наприклад, договір з постачальником готових блюд або кейтерингового обслуговування (з юрособою або ФОП).

Документи - їх оформлення залежить від обраного порядку забезпечення харчування:

1) кейтерингове обслуговування:

Дт 92,93,949,64 Кт 631 - отримали акт наданих послуг від постачальника послуг харчування

2) придбання готових блюд:

Дт 209,64 Кт 631 - отримали готові страви по видатковій накладній від постачальника

Дт 92,93,949 Кт 209 - списали готові страви, використані для харчування працівників, акт списання готових страв (довільної форми)

Оподаткування
ПДФО, ВЗ, ЄСВ
Отримання працівниками безплатного харчування зазвичай розглядається як додаткове благо або інші доходи працівників-фізосіб (п. 164.2.17 "б", 164.2.20 ПКУ, https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3627).
Підприємство-роботодавець має сплачувати з цих доходів ПДФО та ВЗ.
Але тут постає проблема в персоніфікації суми доходу кожного працівника, яку визначити достовірно практично неможливо.

На практиці податківці можуть витрати на "шведський стіл" розділити на кількість працівників підприємства, мотивуючи тим, що в наказі/розпорядженні директора вказано, що харчування за принципом "шведського столу" запроваджується для всіх працівників даного підприємства без виключень.
ІПК від 04.11.2024 р. N 5110/ІПК/99-00-24-03-03 ІПК:
"...неможливість, на думку юридичної особи, персоніфікувати отриманий дохід не може слугувати підставою для звільнення платника податків від сплати відповідних податків і зборів....дохід, отриманий фізичною особою у вигляді вартості безоплатного харчування, включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу такого платника як інший дохід, та оподатковується податком на доходи фізичних осіб і військовим збором на загальних підставах, та є базою нарахування єдиного внеску."
ПДВ
Якщо послуги організації "шведського столу" Ви придбаваєте у платника ПДВ і він виписав і зареєстрував Вам ПН, то Ви маєте право поставити її в податковий кредит.
Але далі якщо Ви зможете довести, що ці витрати закладені та "покриваються" ціною продажу Ваших основних продажів товарів/послуг (витрати на таке харчування закладені в калькуляцію відпускної ціни товарів/послуг, наприклад, у складі бюджету по адмінвитратам), то умовні ПЗ за п. 188.1 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4551) на витрати по такому харчуванню не нараховують.
В іншому разі (не можете довести зв`язок такого харчування з господарською діяльністю) - тоді таке харчування податківці розглядають як безоплатно надані послуги фізособам з нарахуванням умовних ПЗ за п. 188.1 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n4551) на рівні ціни придбання таких товарів/послуг.
ІПК від 08.01.2025 р. N 62/ІПК/99-00-21-03-02 ІПК:
"...дохід у вигляді вартості безоплатного харчування за принципом "шведського столу" для працівників та/або гіг-спеціалістів, включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу таких платників податків як інший дохід та оподатковується податком на доходи фізичних осіб і військовим збором на загальних підставах, та є базою нарахування єдиного внеску.
...якщо придбання Товариством товарів/послуг, які призначені для надання харчування за принципом "шведського столу" для найманих працівників та гіг-спеціалістів, здійснюється у неплатників ПДВ, податковий кредит з ПДВ Товариством при їх придбанні не був сформований, та витрати на придбання таких товарів/послуг включаються у собівартість наданих Товариством послуг, то підстави для нарахування податкових зобов'язань за правилами, встановленими пунктом 188.1 статті 188 та пунктом 198.5 статті 198 розділу V ПКУ, відсутні.

Якщо придбання Товариством товарів/послуг, які призначені для надання харчування за принципом "шведського столу" для найманих працівників та гіг-спеціалістів, здійснюється у платників ПДВ, а витрати на таке придбання включаються у собівартість наданих Товариством нерезиденту послуг, операції з постачання яких не є об'єктом оподаткування ПДВ в зв'язку з тим, що місце постачання послуг розташоване за межами митної території України, або такі товари/послуги використовуються не в господарській діяльності Товариства, то у Товариства виникає обов'язок щодо нарахування податкових зобов'язань з ПДВ та складання зведеної податкової накладної за правилами, визначеними пунктом 198.5 статті 198 розділу V ПКУ."
ІПК від 09.06.2026 р. N 3284/ІПК/99-00-21-03-02 ІПК:
"...якщо вартість товарів/послуг, придбаних з ПДВ з метою організації безоплатного харчування працівників за принципом "шведського столу", не включається до складу вартості операцій з постачання (реалізації) інших товарів/послуг, що постачаються платником податку, то така передача/надання товарів/послуг розглядається як операція з безоплатного постачання товарів/послуг, яка є об'єктом оподаткування ПДВ та оподатковується у загальновстановленому порядку, виходячи із бази оподаткування ПДВ, визначеної відповідно до пункту 188.1 статті 188 розділу V ПКУ. Водночас якщо вартість товарів/послуг, придбаних з ПДВ з метою організації безоплатного харчування працівників за принципом "шведського столу", включається до загальної вартості товарів/послуг, операції з постачання яких є об'єктом оподаткування ПДВ та підлягають оподаткуванню ПДВ (тобто компенсуються покупцями таких товарів/послуг, збільшуючи при цьому їх базу оподаткування ПДВ), товари/послуги визнаються такими, що призначаються для використання / використані у господарській діяльності, в оподатковуваних ПДВ операціях, і нарахування податкових зобов'язань з ПДВ за операціями з їх безоплатної передачі не здійснюється. В обох випадках нарахування податкових зобов'язань з ПДВ, передбачених пунктом 198.5 статті 198 розділу V ПКУ, не здійснюється."
ІПК від 02.03.2026 р. N 1161/ІПК/99-00-21-03-02 ІПК
"...Товариство просить надати індивідуальну податкову консультацію на питання:

1) чи можуть витрати на продукти, які Товариство придбаває для безоплатного споживання своїми працівниками та інших відвідувачів офісу за принципом "шведського столу", бути віднесені до складу витрат при визначенні об'єкта оподаткування податком на прибуток підприємств;

2) чи є об'єктом оподаткування податком на доходи фізичних осіб, військовим збором та єдиним внеском на загальнообов'язкове державне соціальне страхування (далі - єдиний внесок) продукти, які Товариство придбаває для безоплатного споживання своїми працівниками та іншими відвідувачами офісу за принципом "шведського столу";

3) які податкові наслідки з ПДВ виникають для Товариства у зв'язку з тим, що воно безоплатно надає продукти працівникам та іншим відвідувачам офісу у рамках організації харчування за принципом "шведського столу", якщо Товариство включає вартість продуктів до ціни товарів, операції з постачання яких оподатковуються ПДВ у загальному порядку;

4) які податкові наслідки з ПДВ виникають для Товариства у зв'язку з тим, що воно безоплатно надає продукти працівникам та іншим відвідувачам офісу у рамках організації харчування за принципом "шведського столу", якщо Товариство включає вартість продуктів до ціни товарів, операції з постачання яких звільняються від оподаткування ПДВ на підставі підпунктів 4 та 5 пункту 32 підрозділу 2 розділу XX ПКУ;

5) які податкові наслідки з ПДВ виникають для Товариства у зв'язку з тим, що воно безоплатно надає продукти працівникам та іншим відвідувачам офісу у рамках організації харчування за принципом "шведського столу", якщо Товариство не включає вартість продуктів до ціни товарів?

...Щодо питання 1

Фінансовий результат до оподаткування не збільшується відповідно до підпункту 140.5.10 пункту 140.5 статті 140 розділу III ПКУ на суму безкоштовного харчування, наданого платником податку на прибуток за системою "шведський стіл" фізичним особам, які є платниками податку на доходи фізичних осіб, за умови персоніфікації таких осіб. Такі операції відображаються згідно з правилами бухгалтерського обліку...

Щодо питання 2

...дохід, отриманий фізичною особою у вигляді вартості безоплатного харчування включається до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу такого платника як інший дохід та оподатковується податком на доходи фізичних осіб і військовим збором на загальних підставах, та є базою нарахування єдиного внеску.Додатково повідомляємо, що вода, кава, чай, придбані за рахунок коштів роботодавця, що призначені для споживання в офісі будь-яким працівником та відвідувачем офісу, не може розглядатися як об'єкт оподаткування податком на доходи фізичних осіб, військовим збором, та не є базою нарахування єдиного внеску.Щодо оподаткування ПДВ...якщо придбання Товариством (покупцем) товарів/послуг, які призначені для використання у забезпеченні працівників та інших відвідувачів офісу безоплатним харчуванням за принципом "шведського столу", здійснювалося у постачальників - платників ПДВ, то нараховані (сплачені) суми ПДВ у зв'язку з придбанням таких товарів/послуг, необоротних активів підлягають включенню до складу податкового кредиту Товариства (покупця) на підставі податкових накладних, складених постачальниками - платниками ПДВ з дотриманням норм податкового законодавства та зареєстрованих в ЄРПН.

Щодо питання 3

Якщо вартість товарів/послуг (продуктів харчування, які придбані Товариством у платників ПДВ (суми ПДВ нараховані (сплачені) та включені до складу податкового кредиту) та безоплатно передаються працівникам та іншим відвідувачам офісу у рамках організації харчування за принципом "шведського столу") включається до складу витрат та, відповідно, до загальної вартості товарів/послуг, операції з постачання яких є об'єктом оподаткування ПДВ та підлягають оподаткуванню ПДВ (тобто компенсуються покупцями таких товарів/послуг, збільшуючи при цьому їх базу оподаткування ПДВ), товари/послуги визнаються такими, що призначаються для використання / використані у господарській діяльності, в оподатковуваних ПДВ операціях, і додаткового нарахування податкових зобов'язань з ПДВ, не здійснюється.

Щодо питання 4

Якщо вартість товарів/послуг (продуктів харчування, які придбані Товариством у платників ПДВ (суми ПДВ нараховані (сплачені) та включені до складу податкового кредиту) та безоплатно передаються працівникам та іншим відвідувачам офісу у рамках організації харчування за принципом "шведського столу") включається до складу витрат та, відповідно, до загальної вартості товарів, операції з постачання яких звільняються від оподаткування ПДВ відповідно до норми підпунктів 4 і 5 пункту 32 підрозділу 2 розділу XX ПКУ, то обов'язок щодо нарахування податкових зобов'язань з ПДВ та складання зведеної податкової накладної за правилами, визначеними пунктом 198.5 статті 198 розділу V ПКУ, за такими операціями не виникає.

Щодо питання 5

Якщо вартість товарів/послуг (продуктів харчування, які придбані Товариством у платників ПДВ (суми ПДВ нараховані (сплачені) та включені до складу податкового кредиту) або у неплатників ПДВ (податковий кредит з ПДВ при їх придбанні не сформований) та безоплатно передаються працівникам та іншим відвідувачам офісу у рамках організації харчування за принципом "шведського столу") не включається до складу вартості операцій з постачання (реалізації) самостійно виготовлених товарів/послуг, то така передача/надання товарів/послуг розглядається як операція з безоплатного постачання товарів/послуг, яка є об'єктом оподаткування ПДВ та оподатковується у загальновстановленому порядку, виходячи із бази оподаткування ПДВ, визначеної відповідно до пункту 188.1 статті 188 розділу V ПКУ."

Податок на прибуток
ПКУ не містить різниць для коригування фінрезультату на витрати по харчуванню працівників. Але така операція може потрапляти під коригування за п. 140.5.10 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n10713) - безоплатно надані товари/послуги неплатникам податку на прибуток, якщо дохід фізосфіб не персоніфікований (Ви не можете довести, що ці ТМЦ/послуги отримали фізособи, платники ПДФО).

Яещо договір на поставку обідів буде укладений з ФОП на ЄП

Податковий облік не зміниться у порівнінні з тим, якби Ви придбавали ці обіди у платнкика ПДВ.

Єдина відміннсть - Ви не маєте права на податковий кредит.

Але це не відміняє для Вас умовного ПДВ за п. 188.1 ПКУ.
Додатково рекомендуємо отримати ІПК

Раді допомогти, звертайтесь ще!