Чи потрібно формувати щоденні шляхові листи для легкових авто

Ні, законодавство не зобов'язує підприємство оформляти шляховий (подорожній) лист для легкових автомобілів щодня. Можна використовувати один документ за місяць, але він повинен містити достатню інформацію для підтвердження господарського використання автомобіля та списання пального.

Типову форму подорожнього листа легкового автомобіля скасовано, тому підприємство самостійно визначає форму документа, яким обліковується використання транспортного засобу та витрати пального. Відповідно до Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text первинний документ повинен містити обов'язкові реквізити, зокрема зміст господарської операції, її обсяг, одиницю виміру, посади та підписи відповідальних осіб.

Якщо підприємство вирішить оформляти один подорожній лист на місяць, доцільно закріпити такий порядок у внутрішньому розпорядчому документі, наприклад у наказі про експлуатацію службового транспорту або графіку документообігу.

При цьому місячний подорожній лист не повинен містити лише загальний пробіг за місяць. Для підтвердження господарського використання автомобіля та обґрунтованого списання пального бажано відображати щоденно або за кожною поїздкою дату, маршрут руху, мету поїздки, показники спідометра на початок і кінець використання автомобіля, фактичний пробіг, рух пального та підпис особи, яка керувала автомобілем.

Якщо документ міститиме лише загальні підсумкові показники без деталізації маршрутів і господарської мети поїздок, контролюючі органи можуть поставити під сумнів використання автомобіля у господарській діяльності. У такому разі можливе застосування норм пп. «а» пп. 164.2.17 та п. 164.5 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text щодо оподаткування додаткового блага, а також п. 198.5 Податкового кодексу України щодо нарахування компенсуючих податкових зобов'язань з ПДВ у разі непідтвердження використання придбаного пального в господарській діяльності.

На практиці найбільш безпечним є ведення одного накопичувального подорожнього листа на місяць із щоденним внесенням інформації про поїздки або ведення щоденних маршрутних листів із подальшим оформленням наприкінці місяця зведеного документа на списання пального. Такий підхід відповідає вимогам ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text щодо оформлення первинних документів.

Раді допомогти, звертайтесь ще!