Оприбуткування пального без документів та укладення договору на перегін

Юридична особа не має права оприбутковувати паливо без первинних документів, тому витрати на таке паливо в облік не включаються, а разовий договір ЦПХ з фізособою на послугу перегону автомобіля є допустимим за умови дотримання цивільно-правових ознак і належного оформлення.

Обґрунтування

1. Оприбуткувати паливо без документів як запаси неможливо.
   Пальне як матеріальні запаси відображають у бухобліку виключно на підставі первинних документів, що підтверджують його придбання та фактичне надходження на підприємство, і саме такі документи потім слугують підставою для списання пального на витрати (подорожній лист, акт списання тощо) згідно з вимогами до первинних документів, встановленими у Законі № 996-XIV.
   Якщо чеків або інших документів на придбання пального немає, юридично обґрунтовано оприбуткувати таке паливо як актив не вдасться, отже вартість заправки не може бути включена до витрат або собівартості, і підприємство може оформити лише внутрішню пояснювальну записку/акт про відсутність документів, але без відображення пального на рахунку 203.

2. Подорожній лист і акт списання не замінюють документи на придбання.
   Подорожній лист фіксує маршрут, пробіг і фактичні витрати пального та є підставою для списання пального з 203 рахунку, але не підтверджує його придбання, тобто не може використовуватися для первісного оприбуткування палива без документів на його купівлю, а акт списання складається саме «на підставі первинного документа», який підтверджує витрати пального, але не купівлю за ст. 9 Закону № 996-XIV.
   Тому навіть правильно оформлений подорожній лист перегону і акт списання не вирішують проблеми відсутності фіскального чека чи іншого документа, що підтверджує придбання палива, і не дають підстав відображати таке пальне у складі запасів або витрат.

3. Разовий договір ЦПХ на перегін автомобіля є правомірною формою.
   Договір ЦПХ є цивільним договором, за яким фізична особа зобов’язується надати послугу чи виконати роботу, і ці відносини регулюються нормами цивільного законодавства, зокрема розділом ІІ Цивільного кодексу України, як договір підряду або договір про надання послуг (розділ ІІ ЦК, гл. 61 ЦК, гл. 63 ЦК).
   Разова послуга з перегону тільки-но придбаного автомобіля до місця призначення має разовий характер, чіткий результат (доставити авто у визначене місце) і не передбачає включення фізособи у штат, підпорядкування правилам внутрішнього трудового розпорядку, встановленого графіка роботи, тобто відповідає ознакам цивільних, а не трудових відносин.

4. Щоб уникнути перекваліфікації ЦПХ у трудові відносини, потрібні правильні умови договору.
   Для безпечного використання договору ЦПХ слід чітко описати предмет договору як одноразову послугу/роботу (перегін конкретного автомобіля з пункту А в пункт Б), визначити фіксовану винагороду за результат (факт доставки), а не погодинну оплату, не встановлювати режим робочого часу і не включати вимоги щодо підпорядкування внутрішньому трудовому розпорядку.
   Також варто уникати ознак стабільної, систематичної роботи, яка за змістом і організацією збігається з функціями штатних водіїв, оскільки в такому разі контролюючі органи можуть вбачати приховані трудові відносини за підходами, викладеними в роз’ясненнях Мінекономіки та Мінсоцполітики, що ґрунтуються на Цивільному кодексі.

За наявності лише факту заправки без документів паливо в обліку не відображають, а для разового перегону авто можна безпечно укладати ЦПХ з правильно сформульованим предметом і умовами.