Врегулювання та списання залишків за рахунками 3721 і 661

Списати залишки за 3721 і 661 можна лише після інвентаризації та оформлення рішення про їх визнання безнадійними або такими, що не підлягають погашенню; далі оформлюєте акт, протокол, наказ, бухдовідку, робите проводки на витрати/доходи та оцінюєте ПДФО/ВЗ за правилами списання боргів фізособам.

Обґрунтування

1. Як документально оформити встановлення та списання залишків

   1. Проводите інвентаризацію розрахунків з працівниками та колишніми працівниками, під час якої фіксуєте суми заборгованостей за кожною особою, відсутність первинки та реальність стягнення або погашення боргу.
   2. Складаєте акт інвентаризації розрахунків, де окремо виділяєте заборгованості, які плануєте списати (за аналогією з актом щодо кредиторки зі строком давності, що минув, про який ідеться в п. 7.5 розд. ІІІ Положення №879).
   3. Інвентаризаційна комісія складає протокол з пропозиціями щодо списання, керівник затверджує протокол та видає наказ про списання.
   4. На підставі наказу та інвентаризаційних документів бухгалтер оформлює бухгалтерську довідку для відображення операцій в обліку.

2. Бухгалтерські проведення для списання 3721 (дебіторка працівників)
   Заборгованість за 3721 – це, як правило, борг працівника перед підприємством (підзвіт, зайво виплачені суми тощо). Якщо вирішено її списати як безнадійну:

   • якщо раніше створювали резерв сумнівних боргів щодо цієї дебіторки, спочатку списуєте в межах резерву, далі – понад:

   Дт	Кт	Зміст операції
   38	3721	Списання безнадійної дебіторки в межах резерву
   944	3721	Списання безнадійної дебіторки понад резерв
   071	00	Відображення списаної дебіторки на позабалансі

   Такий порядок відповідає підходу, описаному для безнадійної дебіторської заборгованості в НП(С)БО 10 та Інструкції №291.

3. Бухгалтерські проведення для списання 661 (кредиторка перед працівниками)
   Заборгованість за 661 – це борг підприємства перед працівниками (невиплачена зарплата тощо). Якщо за результатами інвентаризації встановили, що вона не підлягає погашенню (наприклад, минув строк давності, працівник не звертається, відсутні підтвердження):

   Дт	Кт	Зміст операції
   661	717	Списання безнадійної кредиторської заборгованості працівникам

   Такий підхід відповідає порядку списання кредиторської заборгованості з віднесенням суми у дохід на субрахунок 717, описаному для подібних ситуацій у матеріалах щодо інвентаризації розрахунків.

4. Податкові наслідки списання 3721 (борг працівника перед підприємством)
   Списання боргу працівника до спливу строку давності розцінюється як прощення боргу, тобто додаткове благо.

   • Якщо борг прощають до закінчення строку позовної давності, і підприємство належно повідомляє працівника, сума прощеного боргу відображається в додатку 4ДФ з ознакою «126», а працівник самостійно сплачує ПДФО та ВЗ згідно з пп. «д» п. 164.2.17 ПКУ.
   • Якщо підприємство не повідомить боржника у встановленому порядку, воно має виконати функції податкового агента: утримати ПДФО і військовий збір із суми прощеного боргу, сплатити їх і відобразити в 4ДФ з ознакою «126».
   • Якщо списання проводитиметься після спливу строку позовної давності, дія підпадає під п. 164.2.7 ПКУ: оподатковується сума перевищення над 50% прожиткового мінімуму на 1 січня року списання; підприємство показує дохід у 4ДФ з ознакою «107» чи «194» залежно від суми, а фізособа самостійно сплачує податки.

5. Податкові наслідки списання 661 (борг підприємства перед працівником)

   • Сума списаної кредиторської заборгованості включається до доходів підприємства через субрахунок 717, що вплине на фінансовий результат і податок на прибуток.
   • Для фізособи-працівника при списанні боргу перед ним (невиплачена зарплата тощо) фактичної виплати доходу не відбувається. У податковій площині йдеться про дохід підприємства, а не працівника. З урахуванням підходу при списанні кредиторської заборгованості перед фізособами, коли гроші не виплачують, ПДФО та ВЗ у працівника не виникають, а в 4ДФ така операція не відображається.

Зверніть увагу
Через призупинення та поновлення перебігу строків позовної давності під час карантину й воєнного стану, кваліфікацію заборгованості як такої, за якою минув строк давності, визначайте з урахуванням зупинення, встановленого у Прикінцевих та перехідних положеннях ЦКУ, на які орієнтуються й НП(С)БО 10.

Коректне списання таких сум потребує формальної інвентаризації, рішення керівника та узгодженого податкового підходу щодо кожної категорії боргу.