Сторнування відпускних при захворюванні працівника: необхідність заяви та наказу

Можна сторнувати відпускні і нарахувати лікарняні без заяви та наказу, але саму невикористану частину відпустки формально продовжують/переносять лише після заяви працівника і наказу роботодавця. Тож для обліку лікарняних чекати наказу не потрібно, а от для оформлення подальшого використання днів відпустки — потрібно.

Обґрунтування

1. Обов’язок продовжити/перенести відпустку виникає за наявності хвороби. У разі тимчасової непрацездатності, підтвердженої листком непрацездатності, щорічна відпустка має бути подовжена або перенесена на інший період на кількість календарних днів хвороби, що припали на відпустку, як це передбачено ст. 11 Закону № 504/96-ВР і ст. 80 КЗпП. Невикористані через хворобу дні відпустки не «зникають», але механізм їх використання залежить від узгодженого рішення сторін.

2. Для продовження/перенесення потрібні заява і наказ. Закон встановлює, що при перенесенні щорічної відпустки новий строк її надання визначають за згодою між працівником і роботодавцем, а невикористана частина відпустки надається після закінчення причин перерви або переноситься за згодою сторін за ст. 11 Закону № 504/96-ВР. На практиці це оформлюють заявою працівника (про продовження або перенесення) і наказом роботодавця, після чого коригують графік відпусток і табель.

3. Сторнування відпускних і нарахування лікарняних можна робити, маючи лікарняний. Після отримання листка непрацездатності роботодавець зобов’язаний відкоригувати облік: дні, на які припала хвороба, у табелі змінюють з «відпустка» на «тимчасова непрацездатність», відпускні за ці дні сторнують, а лікарняні нараховують за загальними правилами (ст. 15, 16 Закону № 1105-XIV; застосування підтверджено численними роз’ясненнями і Порядком № 100, затвердженим постановою КМУ №100). Ці дії пов’язані з фактом страхового випадку і не залежать від того, коли працівник подасть заяву щодо подальшого використання відпустки.

4. Якщо працівник заяву не подає. Якщо після лікарняного працівник виходить на роботу та не просить продовжити/перенести відпустку, бухгалтер все одно сторнує відпускні і нараховує лікарняні за дні збігу, а невикористані дні відпустки лишаються «в запасі» і можуть бути надані пізніше за новим наказом (коли з’явиться заява) відповідно до Закону № 504/96-ВР. Тобто чекати наказу, щоб не завищувати витрати і внески через зайві відпускні, немає підстав.

У вашій ситуації бухгалтер має право і повинен виправити нарахування за наявності лікарняного, а оформлення продовження/перенесення днів відпустки слід зробити окремо після заяви та наказу.