Як правильно заповнити авансовий звіт по відрядженню

Для першого відрядження логічно не змішувати з ним квитки на інше відрядження, а показати в авансовому звіті тільки «рух» коштів, які фактично стосуються поїздки 21–22.05.2026, а квитки та їх повернення — відобразити окремо за скасованим відрядженням як витрати/збиток за квитками.

Обґрунтування

1. По відрядженню 21–22.05.2026 авансовий звіт формуєте тільки по витратах цього відрядження.
   Для неоподатковуваних витрат на відрядження головне, щоб:
   • витрати входили до переліку, визначеного пп. 170.9.1 ПКУ (проїзд, проживання, добові тощо);
   • були підтверджені належними документами;
   • були пов’язані саме з цим відрядженням.
   Квитки, куплені 07–08.05.2026 на поїздку 26.05.2026, відносяться до іншого відрядження, тому включати їх у звіт за перше відрядження як частину «залишку/витрат» неправильно.
   У звіті за 21–22.05.2026 показуєте:
   • отриманий/використаний аванс (2900 грн, зняті готівкою з КПК);
   • фактичні витрати за цим відрядженням (3019,40 грн);
   • різницю (перевитрату або залишок) тільки по цьому відрядженню.
   Або: вказуєте, що кошти з КПК (2900) використані на витрати за відрядженням 3019,40 та, за потреби, розрахунки з працівником (перевитрата/борг працівника).

2. По відрядженню 26.05.2026 доцільно оформити окремий звіт із відміткою про скасування та відображенням операцій з квитками.
   Авансовий звіт (або звіт довільної форми) ви складаєте на випадок, коли виникає оподатковуваний дохід або використовується готівка понад добові, але для контролю витрат рекомендують звітувати завжди, зокрема й за скасованими відрядженнями, з відображенням витрат на проїзд і повернення коштів (пп. 170.9.3 ПКУ).
   У вашому випадку:
   • в частині «отримано/витрачено» показуєте оплату квитків КПК (1521,20 грн);
   • у підтверджуючих документах — квитки і документи про повернення;
   • у підсумках: витрати підприємства на скасований рейс = 834,95 грн (1521,20 – 686,25), які відносите на витрати підприємства (наприклад, як інші операційні витрати), без включення до доходу працівника, оскільки це витрати роботодавця, а не «особиста вигода» працівника.

3. Розрахунок «залишку» 1401,80 у першому звіті є некоректним саме як підзвіт працівника.
   Ви змішуєте:
   • витрати, які належать до відрядження 21–22.05 (3019,40 і 2900 готівки);
   • та суми, які належать до іншого відрядження (780,37 і 740,83).
   Такі квитки не є «залишком» по першому відрядженню. Для податкових цілей важливо, щоб сума, яка вважається підзвітною за конкретним відрядженням, відповідала саме цьому відрядженню, інакше може виникнути ризик визнання частини сум «надміру витраченими» з оподаткуванням за пп. 164.2.11 ПКУ.

4. Бухгалтерський підхід до збитку 834,95 грн за скасованим рейсом.
   Збиток у 834,95 грн є витратами підприємства, пов’язаними зі скасованою поїздкою (штраф/утримана частина вартості квитків). Для податку на прибуток такі витрати визнаються за загальним правилом через фінрезультат, оскільки спеціальних різниць щодо відряджень ПКУ не встановлює.
   У звіті по відрядженню 26.05.2026 доцільно прямо показати:
   • оплачено квитки – 1521,20 грн;
   • повернуто на рахунок – 686,25 грн;
   • витрати підприємства (не повернута частина) – 834,95 грн.

Коректне розмежування авансових звітів за різними відрядженнями знімає ризики оподаткування «зайвих» сум як надміру витрачених або додаткового блага.