Як сплатити ЄСВ для зарахування стажу працівника

Потрібно донарахувати та сплатити ЄСВ за 2022 рік і подати уточнюючу звітність з ЄСВ за цей період, після чого стаж працівнику буде зараховано на підставі даних звітності та сплачених внесків.

Обґрунтування

1. Стаж працівника формується за даними Реєстру застрахованих осіб. Для зарахування страхового стажу за період роботи мають бути виконані дві умови:

   • роботодавець нарахував зарплату та ЄСВ і показав ці дані у звітності;
   • за працівника сплачено ЄСВ у сумі не менше мінімального страхового внеску за відповідні місяці.
     Такий підхід закріплено у Законі про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування, де право на пенсію і стаж пов’язано з періодами сплати страхових внесків та їх відображенням у Реєстрі застрахованих осіб Законом №1058.

2. Якщо внески не сплачувались і звіт не подавався, потрібно донарахувати ЄСВ і виправити звітність. Алгоритм для підприємства:

   1. розрахувати ЄСВ за кожен місяць 2022 року, виходячи з нарахованої зарплати, але не менше мінімального внеску за відповідні місяці;
   2. самостійно сплатити суму ЄСВ за весь період (плюс штраф і пеня, які будуть нараховані контролюючим органом за несвоєчасну сплату, за аналогією до підходу, викладеного для ЄСВ у ст. 25 Закону № 2464);
   3. подати уточнюючу/прострочену звітність з ЄСВ за 2022 рік із відображенням нарахованих сум ЄСВ у розрізі кожного працівника та місяця.

3. Після відображення в звітності та сплати внеску ПФУ зарахує стаж працівнику. Страховий стаж зараховується за ті місяці, де:

   • у звітності відображено базу нарахування ЄСВ і суму внеску;
   • сума ЄСВ не менша за мінімальний страховий внесок за місяць.
     Дані зі звітності потрапляють до Реєстру застрахованих осіб, на підставі якого ПФУ враховує відповідні періоди для страхового стажу згідно із Законом №1058.

4. Якщо роботодавець затягує сплату, стаж «автоматично» не з’явиться. Норми, які дозволяють зарахувати стаж лише за фактом нарахування та декларування ЄСВ без його фактичної сплати, стосуються найманих працівників, але діють на підставі спеціальних змін до Закону №1058, введених із серпня 2026 року Законом від 09.04.2026 №4851-ІХ. Для періоду 2022 року, щоб уникнути спорів і забезпечити гарантоване зарахування стажу, оптимальний і безризиковий шлях для підприємства – саме сплатити ЄСВ і подати звітність за цей рік.

Після сплати та подання виправленого звіту працівник зможе побачити зарахований стаж за 2022 рік у довідках ОК-5/ОК-7 з Реєстру застрахованих осіб.