Витрати на паливо для директора: можливість компенсації та обліку

Компенсувати витрати директору можна в будь-якому разі за рішенням підприємства.

Проте можливість включення вартості пального до господарських витрат та порядок оподаткування компенсації залежать від того, з якою метою використовувалося авто — для господарської діяльності чи для особистих поїздок керівника під час відпустки.

1. Якщо пальне використане (або буде використане) у господарській діяльності підприємства
Така ситуація виникає, якщо керівник заправив авто власним коштом, але пальне залишилося в баку на момент виходу на роботу або під час відпустки керівник офіційно відкликався для виконання службових обов'язків.

Відповідно до ст. 1160 ЦКУ особа, яка вчинила дію в майнових інтересах іншої особи без її доручення, має право на відшкодування фактично здійснених витрат.

Факт використання пального в господарській діяльності підтверджується первинними документами (подорожніми чи маршрутними листами із фіксацією пробігу й виробничої мети), а також актом списання пального за затвердженими нормами.

2. Пальне придбане й витрачене на особисті поїздки під час відпустки
Під час відпустки працівник звільнений від виконання трудових обов'язків, тому поїздки безпосередньо у відпустці за замовчуванням визнаються приватними потребами фізичної особи.

Вартість такого пального не можна списувати на рахунки витрат, оскільки витрати не пов'язані з господарською діяльністю підприємства.
Якщо підприємство приймає рішення відшкодувати витрати, сума компенсації списується на інші операційні витрати: Дт 949 Кт 663.
Компенсація особистих витрат працівника визнається його додатковим благом на підставі пп. «г» пп. 164.2.17 ПКУ.

Раді допомогти, звертайтесь ще!