Установлення кондиціонера в орендованому приміщенні для охорони

Надаємо відповідь на ваші питання.

Бюджетна організація може встановити кондиціонер у приміщенні, яке їй не належить, за умови, що це офіційно оформлено як забезпечення належних умов праці для залученої охорони. Оскільки приміщення використовується для виконання умов діючого договору (наприклад, договору про надання послуг охорони або договору безвідплатного користування/оренди робочого місця охоронця), фінансування таких витрат є цілком правомірним.

Дії вашої організації (Юридичне оформлення).

1. Укладіть додаткову угоду до договору з охоронною компанією. У ній чітко пропишіть обов'язок вашої установи забезпечити належні санітарно-побутові умови на посту охорони, зокрема шляхом встановлення кондиціонера.

Для ДАСУ та Казначейства головним документом є договір про надання послуг охорони. Якщо в ньому або в додатковій угоді до нього написано, що «Замовник зобов'язаний надати приміщення та забезпечити в ньому умови...», то купівля кондиціонера автоматично стає правомірною витратою для виконання цього договору.

Пропишіть формулювання для Додаткової угоди з охоронною фірмою: «Виконавець (охоронна фірма) зобов'язується здійснювати охорону об'єкта, а Замовник (ваша установа) зобов'язується надати Виконавцю для розміщення охоронців обладнане робоче місце (пост охорони) в кімнаті №__ будівлі за адресою: ___. З метою створення належних умов для якісного виконання Виконавцем своїх обов'язків та функціонування спецобладнання (моніторів відеоспостереження, пультів охорони тощо), Замовник забезпечує підтримання належного температурного режиму в зазначеному приміщенні, зокрема шляхом встановлення та утримання за власний рахунок кліматичного обладнання (кондиціонера)».

2. Лист-погодження для власника приміщення. Оскільки монтаж передбачає буріння стін (втручання в конструкцію будівлі), обов'язково отримайте письмову згоду власника приміщення на встановлення кондиціонера. У листі-погодження варто зазначити певне формулювання. Оскільки приміщення орендують 3 установи, лист-запит на власника будівлі має містити фразу: «У зв'язку з необхідністю дотримання температурного режиму для забезпечення безперебійної роботи обладнання охорони (відеоспостереження, серверне майно), що розміщене на спільному посту охорони, просимо надати дозвіл на монтаж спліт-системи (кондиціонера) за рахунок нашої установи. Зазначене обладнання буде взято на баланс (назва вашої установи) як відокремлюване майно та демонтоване у разі припинення договору оренди без пошкодження конструкцій будівлі».

3. Документи всередині установи (для казначейства та аудиту). Щоб закрити «паперовий» захист на 100%, у вас в установі мають бути:

- спільний Протокол (або Угода) між трьома організаціями-орендарями: де чітко зафіксовано, що пост охорони використовується в інтересах усіх трьох установ, але кондиціонер купує ваша установа (оскільки договір з охороною на вас). Дві інші установи погоджуються на його монтаж та зобов'язуються пропорційно оплачувати спожиту ним електроенергію (в межах договорів про відшкодування комунальних послуг з орендодавцем);

- Акт обстеження приміщення охорони. Комісія вашої установи (можна залучити представника охорони) складає акт про те, що в літній період температура на посту перевищує критичні показники, що негативно впливає на роботу моніторів/комп’ютерів охорони та унеможливлює тривале перебування чергового.

- Наказ керівника установи: «Про заходи щодо забезпечення безперебійної охорони майна установи та встановлення кліматичного обладнання на посту охорони». На підставі цього наказу виписується доручення на закупівлю. За такого оформлення кондиціонер є активом вашої установи, який тимчасово експлуатується на посту охорони для виконання господарських завдань.

Раді допомогти, звертайтесь ще!