Документи для списання знищених запчастин на давальницькій основі

Вам треба взяти в контрагента акт ДСНС.

Підтвердження факту події. Тобто Вам доречно отримати від контрагента повідомлення або лист про влучання – із зазначенням інформації про дату, час та обставини влучання. Окрім цього обов’язково отримати від контрагента копію акта ДСНС про пожежу/руйнування із зазначенням причини. Якщо за фактом обстрілу відкрито кримінальне провадження, варто також запросити копію витягу з Єдиного реєстру досудових розслідувань (ЄРДР).
Підтвердження перебування запасів на знищеному підприємстві. Це можна зробити з допомогою договору на давальницьку переробку.
Підтвердження контрагентом знищення запасів. Оскільки Ви не були власником складу і фактично не контролювали місце зберігання, доцільно отримати від контрагента окремий документ щодо знищення Вашого майна. Уніфікованої обов’язкової форми такого документа законодавством не затверджено, тому підприємства складають його у довільній формі, дотримуючись вимог до первинних документів. Це може бути, наприклад, Акт про знищення або втрату запасів, які перебували на давальницькій переробці. Він складається комісією переробника, також до неї можуть бути долучені представники Вашого підприємства. В такому акті важливо, зокрема вказати: реквізити договору про давальницьку переробку, дату обстрілу, обставини подій, найменування запасів. Також акт повинен містити посилання на документи ДСНС/поліції та висновок про те, що запаси знищені/втрачені внаслідок обстрілу і не можуть бути повернені замовнику.
Проведення інвентаризації. Оскільки переробник є відповідальною особою щодо таких запасів, то він мав провести інвентаризацію на своїй території. Результатами таких перерахунків він мав має надіслати Вам: копії інвентаризаційних описів, звіряльної відомості, протоколу інвентаризації. В свою чергу керівник Вашого підприємства, по ідеї, мав видати наказ про проведення позапланової інвентаризації на підставі п. 7 р. I Положення № 879 - https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1365-14#n17. Після отримання від переробника матеріалів інвентаризації та акта про знищення запасів, Ви повинні були провести звірку отриманих даних із залишками у власних регістрах обліку (п. 4.3 р. III Положення № 879). На підставі цих документів Ви мали оформити власний інвентаризаційний опис.
Додатково Вам бажано отримати на себе сертифікат ТПП. Наприклад, в ІПК від 13.07.2026 р. № 4007/ІПК/99-00-21-02-02 підприємство прямо порушувало питання, хто саме має отримувати сертифікат ТПП – зберігач чи поклажодавець. Однак контролюючий орган, на жаль, не надав чіткої відповіді на це запитання. Водночас сам факт того, що за консультацією звертався поклажодавець, може опосередковано свідчити про позицію ДПС щодо необхідності наявності сертифіката саме у платника, у якого виникають відповідні податкові наслідки. Тобто не можна виключати, що під час перевірки контролюючий орган вимагатиме від Вас індивідуальний сертифікат ТПП, виданий безпосередньо на Ваше ім’я, а не лише документи або сертифікат, отримані переробником.

На підставі всіх цих документів Ви маєте оформити акт на списання та списати знищені запаси на витрати. При чому, оскілька дана подія відбулася у січні 2025 р., то витрати від списання треба допоказати саме цим роком. Але, сокільки 2025 р. уже закрито, то допровести такі витрати треба через механізм виправлення помилки. Тобто шляхом проведення запису: Дт 44 Кт 20 на підставі бухдовідки.

Раді допомогти, звертайтесь ще!