Оптимізація бізнес-процесів ФОП: рахунки, договори та інвойси

Так, ви можете виставити рахунок нерезиденту та отримати кошти на свій підприємницький валютний рахунок. Окремий письмовий договір та акти не є обов’язковими — їх повноцінно замінює оплачений інвойс, а видаткові накладні для послуг взагалі не застосовуються. Бонусну частину найкраще оформити окремим інвойсом після визначення її точної суми.

Платники 3-ї групи єдиного податку мають право надавати послуги будь-яким замовникам, зокрема нерезидентам (Податковий кодекс України, пп. 3 п. 291.4 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n6946). КВЕД 62.02 («Консультування з питань інформатизації») відповідає оптимізації процесів з використанням технологій і не входить до переліку заборонених видів діяльності (Податковий кодекс України, п. 291.5).

Оплата за послуги має надходити на поточний рахунок ФОП у валюті, відкритий в українському банку (Закон України «Про валюту і валютні операції», ст. 2).

Дохід в іноземній валюті перераховується у гривні за офіційним курсом НБУ на дату зарахування коштів на ваш валютний рахунок ФОП (Податковий кодекс України, п. 292.5). Відповідно до постанови Правління НБУ від 14.05.2019 № 67, граничні строки розрахунків (180 днів) не поширюються на експорт послуг (за винятком транспортних та страхових).

Чи обов’язково оформлювати договір, акти та видаткові накладні?

Укладати класичний паперовий договір не обов'язково. Згідно з частиною 2 статті 6 Закону України «Про зовнішньоекономічну діяльність» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/959-12#n171, при експорті послуг (крім транспортних) договір може укладатися у спрощеній формі: шляхом виставлення рахунка (інвойсу), зокрема в електронному вигляді, або шляхом прийняття публічної оферти. Оплата цього інвойсу замовником свідчить про укладення угоди.

Окремий акт складати не потрібно, якщо його замінює інвойс. Згідно зі статтею 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», рахунок-фактура (інвойс) після його оплати має статус первинного документа за умови, що він містить усі обов'язкові реквізити (повний опис операції, одиницю виміру, дату, реквізити сторін, підпис ФОП). Рекомендується додати до тексту інвойсу застереження:
«Оплата згідно з цим рахунком є підтвердженням виконання та прийняття послуг у повному обсязі без претензій з боку Замовника».

Видаткова накладна оформлюється виключно при постачанні матеріальних товарів. При наданні послуг вона не застосовується взагалі.

Як вчинити з бонусною частиною (Bonus / Success Fee)?

Оскільки точний розмір бонусу наперед невідомий, оптимальний і законний порядок дій такий:

• Виставити окремий інвойс на бонус: Щойно факт досягнення результату та сума бонусу стануть відомими й погодженими із замовником, ви виставляєте додатковий інвойс на цю окрему суму.
• Формулювання в інвойсі: У полі опису послуг зазначте прив'язку до основного проєкту. Наприклад:
  «Бонусна винагорода (Success Fee / Performance bonus) за досягнення цільових показників за послугами з оптимізації процесів згідно з інвойсом №... від ...».
• Облік коштів: Оплата за другим інвойсом так само вважатиметься підприємницьким доходом за датою надходження коштів на валютний рахунок і за курсом НБУ на цю дату.

Раді допомогти, звертайтесь ще!