Переміщення основних засобів при звільненні та зміні посад

Передачу основних засобів при звільненні матеріально відповідальної особи необхідно оформити не пізніше її останнього робочого дня. Якщо новий керівник ще не приступив до виконання обов'язків, майно тимчасово передають іншій уповноваженій матеріально відповідальній особі або комісії. Якщо матеріально відповідальна особа лише змінила посаду, оформляти передачу основних засобів потрібно лише тоді, коли змінюється матеріально відповідальна особа, структурний підрозділ або місце зберігання активів.

Відповідно до п. 7 розд. I Положення про інвентаризацію активів та зобов'язань №879 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1365-14 проведення інвентаризації є обов'язковим у разі зміни матеріально відповідальних осіб. Інвентаризація проводиться на день приймання-передачі справ у межах активів, що перебувають на відповідальному зберіганні.

У день звільнення працівника роботодавець зобов'язаний провести з ним остаточний розрахунок відповідно до ст. 116 Кодексу законів про працю України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08 та оформити припинення трудових відносин відповідно до ст. 47 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08. Після припинення трудових відносин колишній керівник вже не є посадовою особою підприємства, тому передачу закріплених за ним активів доцільно завершити не пізніше останнього робочого дня.

Якщо новий директор починає виконувати обов'язки лише наступного дня, оптимальним є оформлення передачі основних засобів у два етапи. В останній робочий день директор, який звільняється, на підставі наказу передає закріплені за ним основні засоби іншій уповноваженій матеріально відповідальній особі (наприклад, заступнику директора, головному бухгалтеру чи іншому працівнику) або комісії підприємства. Після проведення інвентаризації складається акт приймання-передачі чи акт внутрішнього переміщення. У перший робочий день новий директор приймає ці активи від тимчасової матеріально відповідальної особи на підставі відповідного наказу та акта.

Для оформлення передачі можуть застосовуватися типові форми, затверджені наказом Мінфіну від 13.09.2016 №818, або самостійно розроблена підприємством форма первинного документа, що містить усі обов'язкові реквізити, визначені ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text.

Якщо матеріально відповідальна особа не звільняється, а лише змінює посаду, необхідність оформлення передачі основних засобів залежить від того, чи змінюється матеріальна відповідальність.

Якщо за новою посадою працівник більше не відповідає за ці основні засоби або вони передаються іншій особі, проводиться обов'язкова інвентаризація відповідно до п. 7 розд. I Положення №879 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1365-14 та оформлюється акт приймання-передачі або акт внутрішнього переміщення.

Якщо ж основні засоби залишаються закріпленими за тією самою особою, а змінюється лише назва посади без зміни місця використання, структурного підрозділу чи матеріально відповідальної особи, оформляти внутрішнє переміщення основних засобів не потрібно. У такому разі достатньо внести зміни до інвентарних карток щодо реквізитів матеріально відповідальної особи та, за потреби, переоформити документи про матеріальну відповідальність.

Якщо одночасно зі зміною посади змінюється структурний підрозділ або місце експлуатації основних засобів, таке переміщення необхідно оформити актом внутрішнього переміщення для відображення відповідних змін в аналітичному обліку.

Раді допомогти, звертайтесь ще!