Корпоративне забезпечення аптечками та тренінгами: уникнення благ для працівників

Щоб тактичні аптечки й тренінг не стали додатковим благом, потрібно оформити їх як заходи з охорони праці та професійного навчання, передбачити це у внутрішніх документах і не персоніфікувати вигоду працівників.

Обґрунтування

1. Тактичні аптечки – витрати на охорону праці, а не персональний дохід.
   Роботодавець зобов’язаний забезпечити безпечні та здорові умови праці, створити умови для надання першої допомоги працівникам, тому придбання аптечок для працівників належить до витрат, пов’язаних з господарською діяльністю та охороною праці, а не до доходу фізосіб. У матеріалі щодо аптечок зазначено, що використання ліків з аптечки працівниками не створює персоніфікованого доходу, оскільки неможливо ідентифікувати, хто й скільки використав, а також це витрати на оздоровчі заходи, які не належать до фонду оплати праці за п. 3.27 Інструкції №5. Щоб мінімізувати ризики, доцільно прописати в наказі, що аптечки видаються для виконання вимог охорони праці та цивільного захисту і підлягають поверненню/обліку як майно роботодавця.

2. Документальне оформлення аптечок.
   У наказі по підприємству слід:

   1. зазначити мету: виконання обов’язків із забезпечення безпечних умов праці та надання першої допомоги;
   2. затвердити перелік аптечок, місця/осіб відповідальних за їх зберігання і використання;
   3. визначити порядок обліку (наприклад, МНМА на субрахунку 112) та поповнення аптечок;
   4. прописати, що аптечки є власністю підприємства, використовуються виключно для надання домедичної допомоги у разі НС, бойових дій тощо.
      Такий підхід відповідає практиці, коли аптечки для офісу й авто визнають активами підприємства, а витрати на їх придбання – витратами на охорону праці, без оподаткування працівників.

3. Тренінг з домедичної допомоги – професійне/виробниче навчання.
   Закон зобов’язує роботодавця організовувати навчання працівників з питань безпеки праці та діяти для запобігання нещасним випадкам. Витрати роботодавця на підвищення кваліфікації та професійне навчання працівників, проведене відповідно до закону, не включаються до оподатковуваного доходу працівників за пп. 165.1.37 ПКУ. У роз’ясненнях щодо навчання підкреслено, що сума витрат роботодавця на підвищення кваліфікації та перепідготовку працівників не оподатковується, якщо це професійне навчання у межах трудової діяльності. Тренінг з домедичної допомоги в умовах бойових дій доцільно віднести до обов’язкового професійного/виробничого навчання з охорони праці та цивільного захисту.

4. Як оформити тренінг, щоб уникнути додаткового блага.

   1. У наказі визначити, що це обов’язкове навчання працівників з домедичної допомоги в рамках охорони праці і цивільного захисту, пов’язане з умовами роботи під час воєнного стану.
   2. У договорі з навчальним центром чітко зазначити, що програма стосується виконання службових обов’язків, підвищення безпеки праці й є професійним/виробничим навчанням, а не «особистим» курсом працівника.
   3. Складаються списки учасників, програма, акти наданих послуг; у внутрішніх документах не вживати формулювань на кшталт «безкоштовне навчання для особистих потреб».
      Такий підхід узгоджується з позицією про те, що якщо навчання прямо пов’язане з посадою та трудовою функцією, воно не є додатковим благом, а отже не оподатковується ПДФО та військовим збором за пп. 165.1.21 ПКУ (у частині професійної освіти) та пп. 165.1.37 ПКУ.

5. Коли виникне додаткове благо і чого уникати.
   Якщо в договорі або наказах буде зазначено, що навчання чи аптечка надаються працівнику для його особистих потреб, не пов’язаних із роботою, або аптечка передається у власність працівника як «подарунок/соціальний пакет», це може розглядатися як додаткове благо і оподатковуватися за пп. «г» п. 164.2.17 ПКУ. Також компенсація працівнику вартості «його» навчання (якщо він сам уклав договір і оплатив, а роботодавець відшкодовує) вважається додатковим благом. Тому важливо, щоб:
   • замовником навчання завжди був роботодавець,
   • аптечки не визнавались «особистими подарунками»,
   • усі формулювання в документах підкреслювали службове, а не приватне призначення.

Грамотно прописавши мету (охорона праці, безпека, професійне навчання) і статус майна та послуг, ви зможете обґрунтовано не визнавати додаткове благо у працівників.