Обов’язковість надання регістри бухгалтерського обліку під час перевірки

ТОВ не зобов'язане надсилати оборотно-сальдові відомості та інші регістри бухгалтерського обліку на електронну пошту посадових осіб ДПС. Обов'язок платника полягає у наданні документів у спосіб, визначений Податковим кодексом України: оригіналів для ознайомлення під час перевірки або належним чином засвідчених копій, а в електронній формі — лише через офіційні канали із застосуванням кваліфікованого електронного підпису.

Відповідно до п. 85.1 ст. 85 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text посадовим особам контролюючих органів забороняється витребовувати документи у випадках або способом, не передбаченими Податковим кодексом України.

Згідно зі ст. 42 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text офіційний обмін документами між платником податків і контролюючим органом здійснюється за податковою адресою або через Електронний кабінет. Надсилання документів на звичайну електронну пошту посадової особи ДПС не належить до передбачених законом способів офіційного документообігу, тому така вимога не є обов'язковою для виконання. Якщо підприємство не надсилає документи на електронну пошту інспектора, це саме по собі не є порушенням.

Відповідно до абз. 1 п. 85.2 ст. 85 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text після початку документальної перевірки платник податків зобов'язаний надати посадовим особам контролюючого органу в повному обсязі всі документи, що належать або пов'язані з предметом перевірки. Під час документальної виїзної перевірки такі документи надаються для ознайомлення за місцезнаходженням підприємства. При цьому відповідно до п. 85.5 ст. 85 Податкового кодексу України вилучення оригіналів документів контролюючими органами не допускається, крім випадків, передбачених законом.

Згідно з п. 85.4 ст. 85 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text контролюючий орган має право отримувати належним чином засвідчені копії первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку. Письмовий запит про надання таких копій повинен бути вручений не пізніше ніж за 5 робочих днів до дати закінчення перевірки. Копії регістрів бухгалтерського обліку засвідчуються підписом керівника або уповноваженої особи підприємства та, за наявності, печаткою. Передача копій оформлюється описом, копія якого відповідно до п. 85.7 ст. 85 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text вручається платнику під підпис.

Податкове законодавство не зобов'язує підприємство надавати посадовим особам ДПС доступ до бухгалтерських програм (BAS, 1С тощо), а також логіни чи паролі до них. Обов'язок полягає у наданні документів та регістрів бухгалтерського обліку, а не доступу до програмного забезпечення.

Якщо підприємство є великим платником податків, застосовуються спеціальні правила. Відповідно до абз. 2 п. 85.2 ст. 85 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text та Порядку, затвердженого наказом Мінфіну від 07.11.2011 № 1393, на окремий запит контролюючого органу великий платник податків зобов'язаний подати електронні документи у вигляді стандартного аудиторського файлу SAF-T UA у форматі XML не пізніше двох робочих днів, наступних за днем отримання запиту. Такий файл подається засобами телекомунікаційного зв'язку через Електронний кабінет із накладенням кваліфікованого електронного підпису, а не шляхом надсилання на електронну пошту. Для інших платників податків подання SAF-T UA не є обов'язковим.

Раді допомогти, звертайтесь ще!