Відрядження в Іспанію: розрахунок добових та дати перетину

Виплатити можна всі 13 днів як закордонні по 80 євро, але для цілей оподаткування вам обов’язково потрібно розмежувати дні «українські» та «закордонні» за фактичними датами перетину кордону і контролювати ліміт у гривні окремо по кожному дню.

Обґрунтування

1. Неоподатковуваний ліміт: що дає 80 євро. Згідно з пп. 170.9.1 ПКУ, для закордонних відряджень до оподатковуваного доходу не включаються добові в розмірі не більше 80 євро за кожен календарний день відрядження за офіційним курсом НБУ на кожен такий день. Це саме ліміт для цілей ПДФО/ВЗ, а не обов’язковий розмір добових.

2. Розмежування днів по Україні та за кордоном. Для відряджень по Україні ліміт інший: не більше 0,1 мінімальної зарплати на 1 січня року за кожен день, тобто у 2026 році 864,70 грн на день, що випливає з пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ. Отже, день або частина доби, коли працівник фактично ще на території України до перетину кордону, з точки зору ліміту вважається «українським» днем і порівнюється з гривневою межею, а день перебування за кордоном — з лімітом 80 євро.

3. Як визначати, які дні «українські», а які «закордонні». Той самий пп. 170.9.1 ПКУ вимагає підтвердження фактичної кількості днів відрядження наказом і хоча б одним документальним доказом перебування особи у відрядженні (квитки, рахунки за проживання, інші документи). На практиці дні до перетину кордону вважаються днями відрядження по Україні, а з дати перетину кордону — днями закордонного відрядження. Дати перетину підтверджують: транспортні квитки, готельні рахунки, інші документи, а за потреби – довідка прикордонної служби.

4. Чи можна просто взяти 13 днів по 80 євро. Ви маєте право встановити розмір добових 80 євро за всі 13 днів у внутрішньому положенні чи наказі, але:
   • для «українських» днів сума добових у гривні порівнюється з лімітом 864,70 грн;
   • для «закордонних» днів — з еквівалентом 80 євро за курсом НБУ на кожен день.
   Якщо фактична виплата за «український» день перевищує 864,70 грн, різниця обкладається ПДФО 18 % із натуральним коефіцієнтом і ВЗ 5 %, а за закордонні дні — перевищення понад 80 євро в гривневому еквіваленті також оподатковується.

5. Практичний підхід у вашій ситуації.

   1. Оформіть наказ на період 11–23.09.2026.
   2. За результатами поїздки візьміть від працівника квитки, готельні рахунки та інші документи, щоб встановити фактичні дати перетину кордону (чи це 12/13.09 на виїзд і 21/22.09 на в’їзд).
   3. Для кожного дня:
      – якщо це день до перетину кордону або після повернення в Україну — застосовуйте український ліміт 864,70 грн;
      – якщо це день повного перебування за кордоном — застосовуйте ліміт 80 євро за курсом НБУ на відповідний день.
   4. Уже виплачені авансом добові в гривні перераховуйте в «контрольні» суми за курсом НБУ на кожен день, щоб виявити можливе перевищення.

У підсумку, схема виплат може виглядати як «13 днів по 80 євро» у вашому наказі, але для податків важливо після повернення чітко віднести конкретні дні до України або Іспанії та порівняти фактичні суми з відповідними лімітами.