Переведення працівника на іншу посаду: необхідні документи та процедури

Перевести працівника на іншу посаду можна за його згодою, оформлюючи заяву і наказ, а постійне переведення потрібно показати в Додатку Д5 Податкового розрахунку одним рядком із заповненням спеціальних граф.

Обґрунтування

1. Порядок оформлення переведення на іншу посаду. Переведення на іншу роботу/посаду на тому самому підприємстві є зміною трудової функції працівника, і за загальним правилом здійснюється за згодою працівника згідно з ч. 1 ст. 32 КЗпП. Зазвичай оформлюють:

   • заяву працівника про переведення (якщо ініціатива від нього) або письмову пропозицію роботодавця і згоду працівника;
   • наказ про переведення із зазначенням нової посади, дати переведення, умов оплати, підстави (заява, доповідна тощо);
   • запис у особовій картці, за потреби – запис у трудовій книжці на вимогу працівника. Якщо переведення на постійно нижчеоплачувану роботу, за працівником зберігають попередній середній заробіток протягом двох тижнів відповідно до ст. 114 КЗпП.

2. Чи потрібно подавати Додаток Д5 при переведенні. Додаток Д5 подають, якщо протягом звітного періоду працівника переведено на іншу постійну посаду або роботу у того самого платника ЄСВ, а також при переміщенні між підрозділами, що прямо передбачено Порядком № 4. Тимчасове переведення (наприклад, на 3 місяці) у Д5 не відображають. У додатках 1 та 4ДФ зарплату за різними посадами окремо не ділять, бо вони не прив’язані до посади.

3. Як заповнити Додаток Д5 при звичайному постійному переведенні на іншу посаду. У разі переведення на іншу постійну посаду в межах того самого роботодавця заповнюють один рядок у Д5 за місяць, у якому відбулася подія, так:

   • графа 7 – «1» (основне місце роботи) або «2» (сумісник);
   • графа 10 – дата початку роботи на новій посаді;
   • графа 12 – «1» (так, переведено/призначено/переміщено);
   • графи 13–15 – професійна назва роботи, код за Класифікатором професій, назва посади на новій посаді;
   • графа 16 – номер і дата наказу про переведення. Дату в графі 10 ставлять у межах того місяця (періоду), за який подають Розрахунок, інакше звіт не приймуть технічно.

4. Особливий випадок – зміна з основного місця роботи на сумісництво чи навпаки. Для зміни категорії «основне місце роботи/сумісництво» без звільнення Порядок № 4, з урахуванням змін наказом Мінфіну від 07.05.2026 № 243, вимагає показувати подію двома рядками:

   • перший рядок: графа 7 – «1» або «2» (попередній статус), графа 10 – дата закінчення, графа 12 – «1», графи 13–15 – посада, графа 16 – наказ;
   • другий рядок: графа 7 – «2» або «1» (новий статус), графа 10 – дата початку, графа 12 – «1», графи 13–15 – та сама посада, графа 16 – той самий наказ. Це правило прямо випливає з оновленого Порядку.

Оформіть переведення внутрішніми документами (заява, наказ) і обов’язково відобразіть постійну зміну посади у Додатку Д5 за наведеним алгоритмом.