Оформлення замовлення на оргтехніку: законність та документи для компенсації

Ви можете придбати ТМЦ у фіз.особи

З одного боку, теоретично ви можете видати наказ, яким уповноважуєте працівника виконати певну цивільно-правову дію, зокрема придбати певний товар в інтересах ТОВ із вказанням рекомендованої моделі чи цінового діапазону. В такому разі видати кошти підзвіт і потім після виконання такої дії отримати підтвердні документи на понесені витрати.

Але такий варіант вважаємо ризиковим, адже саме придбання в іноземному магазині та безпосереднє розмитнення на фізичну особу як для особистих потреб можуть в разі перевірки вважати наміром уникнути з боку ТОВ офіційного ввезення, сплати митних платежів тощо. Адже в такому випадку саме фізична особа буде вказана отримувачем на митниці, платником і самі первинні документи, зокрема накладна на товар може не відповідати всім вимогам первинних документів.
І якщо первинні документи будуть оформлені неналежним чином, то відшкодування витрат за авансовим звітом можуть розцінювати або як виплату додаткового блага для працівника, або як звичайну купівлю у фізичної особи.

Тому іншим варіантом може бути придбання безпосередньо такого товару у фізичної особи-працівника.
Але в такому випадку ТОВ як податковий агент повинен з договірної вартості утримати 18% ПДФО та 5% військового збору при виплаті доходу фізичній особі.

В даному випадку може бути ризиково застосовувати ставку ПДФО 5% на підставі пп.173.1 ПКУ як при продажу рухомого майна. Адже податківці в аналогічних ситуаціях наполягають саме на застосуванні ставки 18%,
https://zp.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/871174.html
https://dp.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/619219.html

Тому тут вам варто прийняти для себе рішення, чи вигідніше придбати такий товар безпосередньо на юридичну особу чи окремо на території України. Чи придбати у фізичної особи із відповідною сплатою податків.

Раді допомогти, звертайтесь ще!