Оформлення тимчасових повноважень для заміни директора під час відпустки

На період відпустки директора варто оформити:

1. наказ про тимчасове виконання обов’язків директором комерційним;
2. довіреність на підписання зовнішніх документів (договори, акти тощо);
3. повідомлення до ДПС про нового підписувача електронної звітності (за наявності такої потреби).

Обґрунтування

1. Наказ про тимчасове виконання обов’язків.
   На час відпустки директора на іншого працівника (директора комерційного) покладають тимчасове виконання обов’язків керівника. У наказі слід зазначити: період виконання обов’язків, посаду та ПІБ працівника, якому делегують повноваження, та, за потреби, розмір доплати, оскільки доплата за виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника передбачена ст. 105 Кодексу законів про працю. Якщо виконання обов’язків директора прямо передбачене посадовою інструкцією директора комерційного, окремий наказ про покладення обов’язків та доплату може не знадобитися, але на практиці його все одно доцільно оформити.

2. Довіреність на підписання договорів, актів, інших зовнішніх документів.
   Сам наказ про покладання обов’язків регулює внутрішні повноваження, але для представництва перед третіми особами (контрагентами, банками, органами влади) слід видати довіреність від імені підприємства. Така довіреність оформлюється в довільній формі з дотриманням вимог статей 244–250 Цивільного кодексу України. У довіреності потрібно чітко прописати повноваження директора комерційного: підписання договорів, актів, накладних, представництво інтересів підприємства тощо на період відпустки директора.

3. Налаштування електронного підпису для звітності до ДПС.
   Якщо директор комерційний має підписувати податкову звітність або інші електронні документи до контролюючих органів, на нього потрібно делегувати право підпису через подання повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого або удосконаленого електронного підпису за формою, встановленою Порядком обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженим наказом Мінфіну від 06.06.2017 №557. У повідомленні директор комерційний зазначається як підписувач із типом підпису «Директор» (або іншим потрібним типом). Його власний КЕП використовується виключно ним, передавати КЕП директора заборонено.

4. Правильне зазначення посади при підписі документів.
   Під час підписання паперових і електронних документів у період відпустки директора в назві посади підписанта слід зазначати фактичний статус особи, яка виконує обов’язки (наприклад, «Комерційний директор, в.о. директора»). За п. 10 гл. 8 розд. ІІ Правил організації діловодства, затверджених наказом Мін’юсту №1000/5, документ підписує особа, яка виконує обов’язки відсутнього керівника, із зазначенням своєї фактичної посади, і не допускається використання прийменника «за» чи похилої риски перед назвою посади.

Оформлення наказу, довіреності та повідомлення до ДПС забезпечить безперервність роботи та мінімізує податкові й трудові ризики під час відпустки директора.