Коректне донарахування відрядних без виправлення попередніх звітів

Донарахувати відрядні за минулий період можна в поточному місяці без коригування попередніх нарахувань і без подання уточнюючих розрахунків, оформивши це через окремий наказ/бухдовідку і (за потреби) додатковий авансовий звіт за чинними правилами подання.

Обґрунтування

1. Донарахування «старих» сум відрядження відносять на поточний місяць. Якщо помилка у розрахунку виплат за минулий період (у т.ч. оплати днів відрядження) виявлена пізніше, то донараховані суми включають до заробітної плати того місяця, у якому здійснюють донарахування, а не перераховують минулий період, що випливає з підходу, встановленого в п. 1 розд. IV наказу Мінфіну № 4. У звітності з ПДФО, ВЗ та ЄСВ такі суми відображають разом із нарахуванням поточного місяця.

2. Авансовий звіт обов’язковий лише у визначених ПКУ випадках. За пп. 170.9.4 ПКУ авансовий звіт подається обов’язково, якщо виникає оподатковуваний дохід або працівник використовував готівку понад суму добових, у тому числі з платіжних інструментів, а також у порядку та строки, визначені пп. 170.9.3 ПКУ і Порядком, затвердженим наказом Мінфіну № 841. Для комерційних роботодавців деталізацію (чи переробляти «старі» звіти, чи оформити новий) визначають внутрішні положення.

3. Можна оформити додатковий авансовий звіт у поточному періоді. Податкові правила не вимагають обов’язкового виправлення вже поданих авансових звітів у разі донарахування відрядних, якщо ви: 1) документально підтверджуєте додаткові витрати; 2) дотримуєтеся строків подання звіту з моменту виникнення оподатковуваного доходу або використання готівки понад добові (пп. 170.9.3, 170.9.4 ПКУ). Якщо за рахунок збільшених відрядних не виникає «нового» оподатковуваного доходу і готівка не перевищує норм добових, роботодавець може визначити власним Положенням, що такі суми оформлюють окремим додатковим авансовим звітом поточного місяця.

4. Коли виправлення авансових звітів є доцільним. Виправляти «старий» авансовий звіт має сенс лише тоді, коли помилка вплинула на: 1) визначення надміру витрачених, не підтверджених або несвоєчасно повернутих сум, що створюють оподатковуваний дохід за п. 170.9 ПКУ; 2) строки звітування і повернення залишку, які встановлені пп. 170.9.3 ПКУ. Якщо ж йдеться тільки про донарахування неоподатковуваних добових або додатково підтверджених витрат, без зміни статусу оподаткування, достатньо оформити внутрішній наказ/бухдовідку і, за потреби, додатковий авансовий звіт у поточному періоді.

Коректно оформлене донарахування у поточному місяці з додатковим авансовим звітом (за потреби) дозволяє уникнути перерахунку минулих періодів та уточнень звітності.