Як діяти при технічних збоях РРО та безготівкових розрахунках

Так, це є порушенням порядку проведення розрахункових операцій. За непроведення операції через ПРРО та невидачу чека покупцю передбачено штраф згідно з Законом України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг», ст. 17, п. 1. Пробивати такий чек заднім числом після закриття зміни не потрібно, а фіктивно проводити розрахунок «як готівковий» категорично не рекомендується.

Відповідно до п. 1 та п. 2 ст. 3 Закону про РРО, суб'єкти господарювання зобов'язані проводити розрахункові операції на повну суму покупки через РРО/ПРРО зі створенням і видачею покупцеві розрахункового документа встановленої форми у паперовому або електронному вигляді саме в момент проведення розрахунку.

Оскільки через технічний збій чек не сформувався і не був виданий покупцю, мало місце порушення закону.

Згідно з п. 1 ст. 17 Закону про РРО https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/265/95-%D0%B2%D1%80#n182, у разі встановлення контролюючим органом факту непроведення розрахункової операції через РРО/ПРРО або невидачі відповідного чека застосовуються штрафні санкції:

• 100% вартості товарів (робіт, послуг), проданих з порушенням — за порушення, вчинене вперше;
• 150% вартості — за кожне наступне порушення.

Як правильно діяти у цій ситуації?

1. Не формувати чек наступного дня:
   
   • Чинне законодавство не передбачає механізму фіскалізації чеків «заднім числом». Формування чека в наступній зміні не скасовує факту невидачі розрахункового документа покупцю в день покупки та спотворить облік виручки поточної зміни.
2. Включити виручку до доходу:
   
   • Кошти в сумі 400 грн, що надійшли на банківський рахунок ФОП наступного дня, обов'язково включаються до підприємницького доходу в повній сумі (без вирахування банківської комісії за еквайринг) на дату їх зарахування на рахунок.
3. Скласти пояснювальну записку / акт про технічний збій:
   
   • Касир або підприємець має скласти акт (довідку/пояснення) у довільній формі, у якій зафіксувати:
     
     • дату та приблизний час операції;
     • суму розрахунку (400 грн);
     • причину відсутності чека (технічний збій у зв'язку між платіжним терміналом банку та сервером ПРРО, невидача сліп-чека терміналом);
     • номер і дату банківської виписки, якою підтверджується фактичне зарахування коштів на поточний рахунок.
   • Цей документ слугуватиме поясненням розбіжності між даними банківської виписки та сумою виторгу за Z-звітами під час податкової перевірки і допоможе довести відсутність умислу приховати виручку.

Чому не можна «пробивати за готівку і писати пояснення»?

1. Такий штучний спосіб створює ще більше ризиків:
   
   • Невідповідність суми готівки на місці розрахунків:
     
     • Якщо пробити чек на суму «готівка 400 грн», але покупець розрахувався карткою, фактично в касовій скриньці чи на місці розрахунків цих 400 грн готівкою не буде.
   • Неможливість виправити чек без покупця:
     
     • Виправлення форми оплати за правилами вимагає скасування помилкового чека (сторнування або видача повернення) і формування нового правильного чека з видачею його покупцю до закриття зміни. Якщо покупець пішов, надати йому правильний чек неможливо.
   • Свідоме спотворення даних:
     
     • Фіктивне зазначення готівки з наступним «поясненням про помилку» податківці можуть розцінити як навмисне маніпулювання обов'язковими реквізитами розрахункового документа відповідно до Положення про форму та зміст розрахункових документів, п. 2 розд. II, затвердженого наказом Мінфіну від 21.01.2016 № 13. Чек з некоректно зазначеними реквізитами податкова взагалі не визнає розрахунковим документом (п. 3 розд. I Положення № 13). https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0220-16#n370

Раді допомогти, звертайтесь ще!