Виплата трьох окладів при звільненні: законність та оформлення питання

Так, це законно, якщо оформити як додаткову (договірну) виплату, правильно зафіксувати в документах та оподаткувати.

Обґрунтування

1. Право встановити додаткові виплати окремому працівнику. Роботодавець може надавати працівникам додаткові трудові й соціальні пільги понад обов’язкові гарантії, зокрема одноразову виплату у зв’язку зі звільненням конкретного працівника, на підставі домовленості сторін і рішень роботодавця, що випливає зі змісту статті 9-1 КЗпП. Таку виплату небажано називати «вихідною допомогою», якщо підстава не передбачена ст. 44 КЗпП, доцільніше оформити як «разову матеріальну допомогу (премію) у зв’язку зі звільненням».

2. Як зафіксувати рішення та розмір (3 оклади). Розмір і підставу виплати слід прямо зазначити:
   • у проєкті наказу про звільнення (окремий пункт: «виплатити разову матеріальну допомогу у зв’язку зі звільненням у розмірі трьох посадових окладів»);
   • за потреби – у додатковій угоді до трудового договору або письмовій угоді сторін про умови звільнення, якщо звільнення за п. 1 ст. 36 КЗпП;
   • рішення директора можна оформити резолюцією на службовій записці кадровика/бухгалтера або окремим розпорядженням. Це підтвердить волевиявлення роботодавця і дасть підставу для нарахування.

3. Строк виплати. Усі належні суми при звільненні, включаючи вказану разову виплату, потрібно виплатити в день звільнення, а якщо працівник у цей день не працював — не пізніше наступного дня після пред’явлення вимоги про розрахунок, що вимагають ст. 47 КЗпП та ст. 116 КЗпП.

4. Оподаткування і бухоблік. Така виплата не є обов’язковою «вихідною допомогою» за ст. 44 КЗпП, але є доходом працівника. Вона включається до оподатковуваного доходу фізособи як інші доходи, з яких утримуються ПДФО 18 % і військовий збір 5 % за правилами Податкового кодексу України, а в бухобліку відображається як витрати того періоду, коли виникло зобов’язання, відповідно до п. 10 П(С)БО 26 «Виплати працівникам».

5. Формулювання в наказі про звільнення. У наказі про звільнення окремим пунктом варто писати не «вихідну допомогу за ст. 44 КЗпП», а, наприклад: «виплатити працівнику Петрову П.П. разову матеріальну допомогу у зв’язку зі звільненням у розмірі трьох посадових окладів». Це знімає ризик претензій щодо невиконання вимог ст. 44 КЗпП і пояснює індивідуальний характер виплати.

Такий підхід дозволяє законно виплатити одному працівнику 3 оклади при звільненні без створення автоматичного прецеденту для інших.