Перелік кадрових та зарплатних документів для перевірки підприємства

Для перевірки інспектори зазвичай вимагають повний комплект кадрових документів і документів з оплати праці, які підтверджують законність прийняття, роботи й оплати працівників.

Обґрунтування

1. Базові кадрові локальні акти. На підприємстві мають бути: колективний договір або, якщо його немає, окремі положення про оплату праці, преміювання, облік робочого часу, відпустки, дистанційну/надомну роботу, відрядження, внутрішній трудовий розпорядок, інструкція з діловодства, посадові/робочі інструкції, графік відпусток, журнали реєстрації кадрових документів; обов’язковість інструкції з діловодства випливає з Правил організації діловодства, а графіка відпусток — зі ст. 10 Закону №504/96-ВР.

2. Документи по особовому складу. Потрібні: заяви про прийняття, переведення, звільнення; накази з кадрових питань; особові справи (обов’язково для посад з кодами 1–4 за КП), особові листки, автобіографії, копії паспорта, РНОКПП, військово-облікових документів, документів про освіту та пільги; за потреби особові картки П-2 або інший реєстр відпусток, оскільки облік відпусток прямо вимагає ст. 10 Закону про відпустки.

3. Документи з обліку робочого часу й відпусток. Це табелі обліку робочого часу (типова форма П-5 чи власна), положення про табельний облік, затверджений і діючий графік відпусток, накази про надання відпусток, а також журнали реєстрації заяв і наказів; такі документи підтверджують фактично відпрацьований час і використання відпусток, що важливо як для Держпраці, так і для податкових перевірок.

4. Документи з військового обліку. Для військовозобов’язаних працівників потрібні копії військово-облікових документів у особових справах та належно оформлені списки, журнали, накази про відповідальних тощо, оскільки це вимагає Порядок військового обліку, затверджений постановою КМУ №1487, на який посилаються кадрові роз’яснення (зокрема, при спільних перевірках ТЦК і Держпраці).

5. Документи з оплати праці та розрахунків. Обов’язкові: штатний розпис; положення про оплату праці й преміювання; накази про встановлення окладів, доплат, надбавок, премій; табелі; розрахунково-платіжні відомості; розрахункові листки працівникам із розшифруванням сум, утримань і до виплати, що прямо вимагають ст. 110 КЗпП та ст. 30 Закону №108/95-ВР.

6. Бухгалтерські та податкові документи по зарплаті. Для податкової перевірки зарплати потрібні: регістри обліку за рахунками 64, 65, 66, 30, 31, 37, 63; податковий розрахунок з ПДФО/ВЗ/ЄСВ і додатки; первинні документи щодо відряджень, підзвітних сум, спецодягу та інших виплат; це випливає з повноважень ДПС за ст. 35 Закону №108/95-ВР і порядку документальних перевірок, визначеного Податковим кодексом.

Надійна підготовка до перевірки — це наявність повного, несуперечливого пакета кадрових і зарплатних документів, які підтверджують законність кожного працівника, його часу роботи та кожної гривні виплаченої зарплати.