Видача наказу про звільнення дистанційно: нюанси оформлення документів

У вашій ситуації можна оформити документи дистанційно, але з попереднім погодженням альтернативних способів передачі інформації.

Відповідно до ст. 47 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n310 у день звільнення роботодавець зобов’язаний видати працівнику копію наказу про звільнення. При цьому ч. 2 ст. 7 Закону № 2136-IX https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2136-20#n27 прямо дозволяє під час воєнного стану за домовленістю сторін використовувати альтернативні способи створення, пересилання та зберігання кадрових документів, а також будь-який погоджений спосіб електронної комунікації.

1. Копія наказу про звільнення

Якщо з працівником погоджено електронну комунікацію (наприклад, e-mail), у день звільнення можна направити йому скановану копію наказу про звільнення на електронну пошту.

Бажано мати підтвердження відправлення та отримання: лист із позначкою про доставку, відповідь працівника «отримав», або інше підтвердження. Це підтвердження зберігається в особовій справі разом із копією наказу.

Можна зробити службову відмітку/акт приблизно такого змісту:
«Копію наказу про звільнення від __ № __ направлено працівнику ..2026 на електронну адресу ______ відповідно до погодженого сторонами способу електронної комунікації. Факт отримання підтверджено відповіддю працівника від ..2026».

2. Підпис у П-2

Якщо ведете паперову форму П-2, підписувати за працівника не можна. Якщо він перебуває за кордоном, отримати його власноручний підпис у П-2 у день звільнення фактично неможливо.

У такому випадку доцільно зафіксувати ознайомлення працівника електронним способом, якщо такий спосіб погоджений сторонами.

Якщо працівник просто підтвердив отримання наказу електронною поштою, у П-2 можна зробити відмітку, наприклад:
«Ознайомлено дистанційно. Копію наказу отримано електронною поштою ..2026, що підтверджено листом працівника від ..2026»,
а саму переписку долучила до особової справи.

Раді допомогти, звертайтесь ще!