Хто відповідає за облік пробігу: орендодавець чи орендар

Картку обліку пробігу веде орендар, оскільки саме він експлуатує напівпричепи та фіксує їх фактичний пробіг у первинних документах. Водночас орендодавець як власник оформлює такі картки під час встановлення шин, а обов’язок щодо ведення обліку пробігу та передачі підтвердних даних необхідно передбачити у договорі оренди.

На кожну нову, відновлену чи запасну шину, установлену на колісний транспортний засіб, оформлюється Картка обліку пробігу (наробітку) пневматичної шини. Це передбачено п. 1–2 розд. XII Правил технічної експлуатації коліс та пневматичних шин, затверджених наказом Мінінфраструктури від 26.07.2013 № 549, а також розд. 7 Експлуатаційних норм середнього ресурсу пневматичних шин колісних транспортних засобів https://zakon.rada.gov.ua/go/z0712-06, затверджених наказом Мінтрансзв’язку від 20.05.2006 № 488. До картки щомісяця вносяться відомості про фактичний пробіг колісного транспортного засобу, технічний стан шини та залишкову висоту рисунка протектора. Підтвердженням пробігу є подорожні або маршрутні листи, дані GPS-трекінгу та ТТН. Оскільки орендодавець у період оренди не експлуатує напівпричепи та не має первинних документів щодо їх руху, облік фактичного наробітку веде саме орендар.

Так, такий обов’язок необхідно обов’язково передбачити в договорі оренди. Відповідно до ст. 801 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863 наймач зобов’язаний підтримувати транспортний засіб у належному технічному стані та нести витрати, пов’язані з його використанням. У договорі слід визначити обов’язок орендаря вести картку обліку пробігу на кожну встановлену шину, періодичність надання орендодавцю виписок, копій карток або інформації про фактичний пробіг, технічний стан шин, у якому вони мають бути повернуті після завершення оренди з урахуванням природного нормативного зносу, а також порядок заміни шин у разі їх пошкодження чи досягнення граничного зносу під час оренди із зазначенням, за чий рахунок придбаваються нові шини та кому вони належатимуть.

Якщо шини придбані окремо від напівпричепів, вони обліковуються на субрахунку 207 «Запасні частини» відповідно до Інструкції про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0893-99, затвердженої наказом Мінфіну від 30.11.1999 № 291. Передача шин зі складу для встановлення на придбані напівпричепи оформлюється накладною-вимогою на відпуск (внутрішнє переміщення) або актом встановлення. Після встановлення відповідальна особа орендодавця заповнює початкові реквізити Картки обліку пробігу на кожну шину із зазначенням моделі, розміру, серійного (заводського) номера, дати монтажу та початкової висоти протектора.

Проведення:

Аналітичне переміщення шин у експлуатацію — Дт 207 (субрахунок «Шини в експлуатації / напівпричіп №...») – Кт 207 (субрахунок «Шини на складі»)

Передача напівпричепів оформлюється актом приймання-передачі транспортних засобів у довільній формі з обов’язковими реквізитами, визначеними ст. 9 Закону про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text. В акті необхідно зазначити марку, модель і заводські (серійні) номери кожної встановленої шини, фактичну висоту протектора на дату передачі та їх технічний стан. Разом із напівпричепами орендарю передаються оформлені Картки обліку пробігу шин або орендар відкриває їх самостійно на підставі даних акта приймання-передачі та надає копії орендодавцю.

Після завершення оренди складається зворотний акт приймання-передачі, у якому зазначаються серійні номери повернутих шин, залишкова висота рисунка протектора та їх фактичний технічний стан. Орендар передає орендодавцю заповнені Картки обліку наробітку із помісячними даними про фактичний пробіг за весь період оренди. Якщо шини залишаються придатними до подальшої експлуатації, вони й надалі обліковуються на балансі орендодавця на субрахунку 207. Списання на витрати проводиться орендодавцем лише після визнання шин непридатними внаслідок досягнення граничного зносу або неремонтопридатних дефектів, при цьому належно оформлена картка обліку пробігу є підставою для такого списання.

Проведення:

Списання непридатних шин — Дт 91, 92, 93, 94 – Кт 207

Раді допомогти, звертайтесь ще!