Як організувати підписання документів під час відпустки директора

Директор не повинен передавати свій ЕЦП іншим особам, а підписання документів під час відпустки хоча формально не заборонене, створює ризики претензій ДПС та Держпраці, тому оптимально завчасно делегувати право підпису електронних документів іншій особі та/або офіційно оформити тимчасове виконання обов’язків.

Обґрунтування

1. Передавати ЕЦП директора іншій особі не можна. Власник кваліфікованого електронного підпису зобов’язаний забезпечувати конфіденційність особистого ключа та не допускати доступу до нього інших осіб, що прямо випливає з вимог щодо безпеки електронних довірчих послуг у ч. 2 ст. 12 Закону №2155-VIII. Передача ключа іншому працівнику є порушенням і може стати підставою для скасування сертифіката та сумнівів у дійсності підписаних документів.

2. Підписання документів директором у відпустці — формально можливе, але ризикове. КЗпП і Закон про відпустки не містять прямої заборони виконувати функції за власною ініціативою у період відпустки, і суди визнають, що сам факт відпустки не робить документи недійсними, якщо немає підробки чи інших дефектів. Водночас позиція контролюючих органів виходить із того, що під час відпустки працівник має бути увільнений від виконання трудових обов’язків, підписання документів можуть трактувати як порушення режиму відпочинку з ризиком штрафів як за інші порушення трудового законодавства, а податківці можуть оспорювати дійсність таких первинних і податкових документів.

3. Як діяти, якщо на час відпустки не плануєте звітність і реєстрацію ПН. Якщо ви реально не подаєте звітність і не реєструєте податкові накладні у період відпустки, можна: 1) видати звичайний наказ про відпустку директора; 2) не покладати обов’язки і не делегувати ЕЦП, якщо не потрібен електронний підпис; 3) банківські питання за можливості вирішити завчасно або надати банку перелік осіб-уповноважених на підписання платіжних документів, щоб не використовувати ЕЦП директора у відпустці. Використання директором свого ЕЦП для банківських операцій у відпустці не заборонене прямо, але підтверджує виконання роботи, що знову ж таки створює трудові ризики.

4. Найбезпечніший шлях на майбутнє — оформити уповноважену особу з власним КЕП.

   • Видати наказ про тимчасове виконання обов’язків директора (або прямо делегувати окремі повноваження) іншій посадовій особі.
   • Оформити цій особі власний КЕП.
   • Для електронної звітності подати до ДПС Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису за формою, затвердженою Порядком №557, де вказати її як підписанта з типом підпису «Директор» чи «Бухгалтер» відповідно до ролі.
   • Для зовнішніх паперових документів (договори, акти тощо) оформити довіреність з дотриманням вимог статей 244–250 ЦКУ.

5. Що і як варто зафіксувати наказами.

   • Наказ про відпустку директора — обов’язково.
   • Якщо функції директора на час відпустки хтось виконуватиме — наказ про покладення обов’язків із зазначенням періоду та обсягу повноважень.
   • Якщо вирішите, що у відпустці директор нічого не підписує, окремий наказ про це не потрібен, достатньо не створювати ситуацій, де фактично відбувається робота.
   • Якщо все ж директор періодично підписуватиме окремі документи у відпустці, це формально не анулює їх силу, але потрібно усвідомлювати ризик претензій, зокрема при перевірках.

Найпростіше зараз — спланувати відпустку так, щоб на цей період не було електронних звітів і ПН, не передавати ЕЦП нікому, а надалі оформити окремій особі КЕП і делегування підпису через Порядок №557.