Ризики та правильність оплат за організацію конференції фізособою

Оплата всієї суми 550 000 грн готівкою через касу банку однією фізособою на рахунок ТОВ несе високий ризик порушення ліміту розрахунків готівкою (10 000 грн між суб’єктами господарювання або 50 000 грн між СГ і фізособою) й адмінштрафу; безпечний варіант — або оформити платником саме фізособу (зі збереженням обмеження 50 000 грн), або організувати безготівкові платежі від кожного учасника окремо, або внести готівку на рахунок замовника й надалі розрахуватися безготівково.

Обґрунтування

1. Які ліміти розрахунків готівкою діють. Суб’єкти господарювання можуть розраховуватися між собою готівкою протягом одного дня не більш як на 10 000 грн, а між суб’єктом господарювання та фізичною особою – не більш як на 50 000 грн на день за одним контрагентом, за одним або кількома платіжними документами, згідно з п. 6 Положення №148. Платежі понад ці суми мають проводитися через надавачів платіжних послуг шляхом переказу з рахунку на рахунок або внесення коштів до каси надавача з подальшим переказом.

2. Як банкова квитанція впливає на ліміт. Якщо в квитанції через касу банку у полі «Платник» зазначено ТОВ (або «ПІБ фізособи через ТОВ»), контролюючі органи трактують це як розрахунок між двома суб’єктами господарювання, для якого діє ліміт 10 000 грн на день за одним отримувачем за Положенням №148. Якщо платником вказана лише фізособа, діє ліміт 50 000 грн на день між СГ і фізособою.

3. Ризики перевищення ліміту. Оплата 550 000 грн готівкою через касу банку, якщо вона буде ідентифікована як платіж «від імені ТОВ» іншому ТОВ, означає багаторазове перевищення ліміту 10 000 грн на день і створює підстави для адмінштрафу за перевищення граничних сум розрахунків готівкою. За такі порушення накладається штраф на посадових осіб СГ відповідно до ст. 163-15 КУпАП, на яку орієнтується практика застосування Положення №148 (штраф разово за факт перевищення, строк давності – 2 місяці).

4. Оптимальний порядок проведення оплати. Щоб мінімізувати ризики:

   • варіант 1: кожен із 30 учасників сплачує свою частку безготівково зі свого рахунку на рахунок ТОВ-організатора (або на рахунок виконавця послуг), тоді готівкові ліміти не застосовуються;
   • варіант 2: фізособа-організатор вносить готівку на власний або корпоративний рахунок (якщо він є у юрособи/ФОП), а далі розрахунок із ТОВ-постачальником здійснюється безготівково з рахунку на рахунок;
   • варіант 3: якщо кошти все ж сплачує одна фізособа без зазначення підприємства як платника, сума її готівкових розрахунків з ТОВ протягом одного дня не повинна перевищувати 50 000 грн, решту можна платити в інші дні або безготівково.

5. Документальне оформлення для замовника конференції. Для того щоб замовник (юрособа/ФОП) міг врахувати витрати, платіжні документи (квитанції банку, договори, акти наданих послуг) мають збігатися з тим, хто юридично є платником. Якщо в платіжці вказана фізособа, яка діє від свого імені, підприємство не зможе обґрунтовано включити ці суми до своїх витрат без додаткового оформлення (договір доручення, авансовий звіт тощо), при цьому все одно слід дотримуватися лімітів Положення №148.

Коректна схема має забезпечити і дотримання готівкових лімітів, і збіг платника в документах з тим, хто відображає витрати в обліку.