Потреба у підписі та печатці на документах військового обліку

Підпис біля реєстраційного номера на списках не є обов’язковим, достатньо підписів керівника і відповідальної за військовий облік у блоці «Підпис», а печатка на списках також не вимагається законом і ставиться лише за внутрішніми правилами підприємства.

Обґрунтування

1. Що обов’язково вимагає Порядок №1487 щодо списків. Згідно з п. 40 Порядку №1487 щороку до 25 січня списки персонального військового обліку та відомості оперативного обліку мають бути: роздруковані (якщо велися електронно), підписані керівником підприємства та особою, відповідальною за ведення військового обліку, і зареєстровані в установленому порядку в службі діловодства. Інших обов’язкових підписів на полі з реєстраційним номером і датою цей Порядок не передбачає.

2. Як виглядає відмітка про реєстрацію і чи потрібен на ній підпис. У практиці діловодства на списках і відомості проставляють дату реєстрації та реєстраційний індекс документа у верхньому правому куті першої сторінки, як у звичайного організаційно-розпорядчого документа, але така позначка зазвичай включає лише номер і дату, без додаткового підпису. Порядок №1487 не встановлює вимоги про наявність підпису посадової особи саме біля реєстраційного індексу, головне — щоб документ був зареєстрований і мав номер та дату реєстрації.

3. Чи потрібна печатка на списках та відомості. Порядок №1487 не містить обов’язку засвідчувати списки персонального військового обліку та відомість оперативного обліку печаткою підприємства. За ДСТУ 4163:2020 і Правилами діловодства підприємство саме в інструкції з діловодства визначає, на яких документах підписи скріплюються печаткою, тому застосування печатки на списках і відомості є правом, а не обов’язком роботодавця.

4. Хто має підписувати самі списки та відомість (не позначку реєстрації). Для уникнення претензій важливо, щоб у кінці форм були два підписи: керівника підприємства і особи, відповідальної за ведення військового обліку, як цього вимагає п. 40 Порядку №1487. Якщо директор одночасно є відповідальним за військовий облік, на практиці він ставить два окремих підписи: як керівник і як відповідальна особа.

З урахуванням наведеного, формально достатньо номера і дати реєстрації без підпису та печатки в полі реєстрації, а додаткові вимоги ТЦК щодо підпису або печатки можна виконувати лише як їх «побажання», якщо це не суперечить вашій інструкції з діловодства.