"Як правильно списати пальне та уникнути питань податкової?"

На нашу думку, в цій ситуації ви можете зробити наступним чином:

1. Коли ви передавали пальне (талони) ТЦК, у вас була проводка Дт 949 - Кт 203 - на суму вартості талонів чи пального за ними.
2. Коли постачальник зробив вам повернення через те, що фізично пальне не влізло в бак, то в такому випадку у вас буде сторно наведеної вище проводки на підставі накладної від постачальника.

3. Далі залишок, який виникне у вас на рах. 203 внаслідок повернення ви можете або заправити у власний транспорт, якщо такий механізм передбачений договором з постачальником і він вам надасть касовий чек з АЗС та видаткову накладну. І відповідно далі використовувати в своїй діяльності як зазвичай.

4. Якщо така заправка неможлива, бо талони "погашені", то теж варто отримати від постачальника або акт звірки, де буде видно залишок переплати чи її відсутність і, можливо, він поверне вам кошти за невикористане пальне.
Або якраз такий акт звірки плюс акт передачі талонів для ТЦК буде підставою складання бух.довідки на списання залишку, що виникне на рах. 203 внаслідок сторнування. В такі бух.довідці ви вкажете, що на підставі акту було передано ТЦК певну кількість пального і згідно звірки з постачальником чи повідомлення від нього залишок ви використати не можете.

Але в цьому випадку врахуйте, що для уникнення питань від податкової в частині ПДВ варто буде при списання залишку скласти компенсуючу ПН з типом причини 13 як на негосподарське використання на підставі пп.198.5 ПКУ.

Раді допомогти, звертайтесь ще!