Чи зобов'язане підприємство надавати довідку про аліменти

Надавати таку довідку ви не зобов’язані, якщо підтвердних даних у вас немає або строки зберігання відповідних документів уже минули, і роботодавець їх законно знищив.

Обґрунтування

1. Аліменти утримуються на підставі виконавчого документа. Обов’язок підприємства утримувати і перераховувати аліменти виникає лише за наявності виконавчого листа / постанови виконавця, а також відповідних нарахувань і утримань із зарплати, про що свідчить порядок відрахувань і звітування перед виконавчою службою за Законом №1404 (ч. 1 ст. 69 Закону №1404). Якщо таких документів (рішень, постанов, відомостей, платіжок) у підприємства немає, воно не має фактичної бази для підтвердження чи спростування виплат.

2. Довідка має відображати фактичні дані обліку. Суми аліментів розраховуються із зарплати працівника, утримуються і перераховуються на підставі виконавчого документа, а далі відображаються в обліку як заборгованість перед виконавчою службою та її погашення (див. типову кореспонденцію рахунків 661–685–311 у прикладі до матеріалу про аліменти). Якщо первинні документи і регістри за 1999–2001 роки уже знищені в установленому порядку, підприємство не може достовірно підтвердити ні суму, ні факт перерахування коштів конкретному одержувачу.

3. Строки зберігання документів можуть бути меншими за 25 років. Закон щодо виконавчого провадження (у тому числі норми про строки зберігання звітів роботодавця виконавцю) не передбачає безстрокового зберігання всіх внутрішніх документів підприємства, а деталізує лише обов’язок своєчасних відрахувань та подання щомісячних звітів виконавцю ч. 1 ст. 69 Закону №1404. Якщо підприємство дотрималося архівних правил і після закінчення встановленого строку зберігання документи були знищені, воно не несе обов’язку відтворювати інформацію заднім числом.

4. Якщо дані випадково збереглися — довідка можлива, але не обов’язкова. За аналогією до сучасної практики, довідка про сплату аліментів складається у довільній формі із зазначенням періоду, суми утримань та одержувача. Однак її можна видати тільки на підставі фактичних збережених даних (розрахункових відомостей, платіжних доручень тощо). Якщо таких документів немає або вони неповні, у довідці це доцільно прямо зазначити, щоб уникнути відповідальності за недостовірні відомості.

У вашій ситуації коректно письмово відповісти заявниці, що підприємство не має документально підтверджених даних за вказаний період (через сплив строків зберігання та/або відсутність виконавчих документів), тому видати довідку про виплату аліментів неможливо.