Документи для суборенди: компенсація за оренду та комунальні послуги

Так, ви маєте право здавати приміщення в суборенду, але виключно за письмовою згодою орендодавця. В одному первинному акті поєднати плату за користування приміщенням і комунальні послуги можна, проте формулювання «компенсація за оренду та комунальні» є податково ризикованим. Найбільш безпечний варіант — оформити комунальні витрати як «змінну частину орендної плати», на яку нараховується ПДВ 20%.

Для правомірного відображення суборенди та комунальних витрат в обліку вам необхідні:

Дозвіл власника (орендодавця): Пряма норма в первинному договорі оренди про право орендаря передавати приміщення (або його частину) в суборенду, або окремий письмовий лист-згода орендодавця ( ч. 1 ст. 774 Цивільного кодексум https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3762).

Договір суборенди: Укладається у письмовій формі між вашим ТОВ та суборендарем. Якщо строк договору становить 3 роки і більше, він підлягає обов'язковому нотаріальному посвідченню (ст. 793 Цивільного нодексу https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3842).
Акт приймання-передачі приміщення (в суборенду): Фіксує дату фактичної передачі площі суборендарю (з цього моменту нараховується плата).
Повідомлення за формою № 20-ОПП: Подається до контролюючого органу протягом 10 робочих днів після підписання акта приймання-передачі приміщення суборендарю із зазначенням зміни стану об'єкта (здавання в оренду/суборенду).
Вхідні первинні документи від постачальників: Акти та податкові накладні від орендодавця за оренду та від іншого ТОВ — за спожиті комунальні послуги (електроенергія, вода, опалення тощо).
Розрахунок (калькуляція) розподілу комунальних послуг: Бухгалтерська довідка або розрахунок, де чітко видно, яку частку послуг спожив суборендар (за окремими підлічильниками або пропорційно займаній площі).
Щомісячний Акт наданих послуг: Підтверджує обсяг та вартість наданих послуг за звітний місяць.
Податкова накладна: Складається та реєструється вашим ТОВ в ЄРПН за правилом «першої події».

Податкові органи розглядають будь-яке відшкодування витрат на утримання майна як складову вартості послуги оренди. Тому компенсація обов’язково оподатковується ПДВ за ставкою 20%.

Формулювання «компенсація комунальних» часто викликає запитання у перевіряльників (мовляв, ТОВ не є енергопостачальником або комунальним підприємством, щоб продавати комунальні послуги).

У договорі суборенди рекомендуєтья встановлювати, що орендна плата складається з двох частин:

фіксованої частини (плата за користування приміщенням);
змінної частини (вартість комунальних послуг, спожитих суборендарем за розрахунком).

Щодо оформлення щомісячного акта може бути два варіанти:

Варіант 1. В одному акті вказати двома окремими рядками:

«Орендна плата за приміщення (фіксована частина) за [місяць]» — сума без ПДВ, ПДВ 20%, сума з ПДВ.
«Орендна плата (змінна частина: відшкодування вартості електроенергії, теплопостачання тощо згідно з розрахунком) за [місяць]» — сума без ПДВ, ПДВ 20%, сума з ПДВ.
Варіант 2. Виставити один рядок «Орендна плата за приміщення за [місяць]» загальною сумою (фіксована + змінна), а детальний розрахунок комунальних додати як додаток до акта або бухгалтерську довідку.

В ПН, оскільки і фіксована, і змінна частини є послугою суборенди, у графі 3.3 зазначається код послуги згідно з ДКПП 68.20 («Послуги щодо оренди й експлуатації власної чи орендованої нерухомості»).

Раді допомогти, звертайтесь ще!