Документи після розмитнення товару: що потрібно мати підприємству

Після розмитнення на підприємстві мають бути всі документи, що підтверджують вартість і рух товару, а також митні платежі; інвойс і пакувальний лист не обов’язково повинні мати «мокрі» відмітки митниці, але митна декларація та комплект документів до неї повинні зберігатися в надійно підтвердженому вигляді (оригінали або належно оформлені копії / електронні документи).

Обґрунтування

1. Основні документи після імпорту товару. Для підтвердження імпортної операції підприємство повинно зберігати:

   • зовнішньоекономічний договір (контракт) з додатками та специфікаціями;
   • інвойс (рахунок-фактуру), за потреби проформу-інвойс, якщо за нею йшла передоплата;
   • пакувальний лист (або інвойс, де відображені кількість місць, вага, асортимент);
   • транспортні документи (CMR, коносамент, авіанакладна, залізнична накладна тощо);
   • митну декларацію, яка підтверджує митне оформлення та нарахування митних платежів;
   • документи, що формують первісну вартість товару згідно з п. 9 НП(С)БО 9 (акти перевізника, експедитора, митного брокера, страхування вантажу тощо).

2. Чи потрібні відмітки митниці на інвойсі/пакінгу. Митне оформлення та факт сплати митних платежів підтверджуються насамперед митною декларацією, а не штампами на інвойсі чи пакувальному листі. Інвойс та пакінг виступають документами, на підставі яких здійснюється нарахування первісної вартості запасів за НП(С)БО 9, але обов’язковість саме відміток митниці на цих документах нормами з митної справи не встановлена. Ключовим є наявність митної декларації та первинних документів з обліковими реквізитами.

3. Які документи потрібні в оригіналі. Митний кодекс надає митним органам право вимагати оригінали або належно засвідчені копії документів під час контролю та пост-митного контролю, а після завершення повертає оригінали декларанту (ст. 337¹ Митного кодексу України). Для підприємства як платника податків важливо мати:

   • оригінал митної декларації на папері, якщо оформлення здійснювалося в паперовій формі;
   • або електронну митну декларацію в електронному вигляді (з квитанціями) як оригінал електронного документа;
   • оригінали інвойсу, транспортних документів, актів послуг, якщо вони оформлялися на папері;
   • якщо документи були електронними, зберігаються їх електронні оригінали.

4. Чи можна обійтися роздруківками з електронного кабінету. Після митного оформлення митний орган передає відомості про оформлені митні декларації до інформаційних систем (Порядок, затверджений наказом № 631). Якщо МД оформлена в електронній формі, її електронний примірник з ЕЦП є оригіналом. Роздруківка з митного/Е-кабінету без ЕЦП є лише копією, але разом з електронним оригіналом (збереженим у системі документообігу/на носії) така копія достатня для внутрішнього та податкового обліку. Якщо ж паперовий оригінал МД втрачено і відсутній електронний примірник, варто отримати дублікати або засвідчені копії у митному органі, щоб мінімізувати ризики під час перевірок.

Наявність повного комплекту договору, інвойсу, транспортних і митних документів (у паперовій або електронній формі як оригінали) забезпечує безпечне підтвердження імпорту в обліку та при контролі.