Різниця в вагових показниках: документи та бухгалтерський облік

Елеватор не має права самовільно «зрізати» вагу у специфікації без надання передбачених нормативними актами документів первинного обліку зерна.

Які підтвердні документи зобов'язаний надати елеватор
Взаємовідносини з елеватором регулюються договором складського зберігання та Інструкцією про ведення обліку й оформлення операцій із зерном і продуктами його переробки на хлібоприймальних та зернопереробних підприємствах (Інструкція № 661).

Елеватор зобов'язаний надати:

Реєстр накладних (форма № ЗСГ-3 або типова форма елеватора):

Фіксує фактично прийняту фізичну масу за кожною ТТН (21 500 кг).
Картку аналізу зерна (форма № 47) / Аналізну картку виробничо-технічної лабораторії (ВТЛ):

Засвідчує якісні показники соняшника при прийманні (фактичну вологість та вміст смітної домішки у відсотках).
Складський документ на зерно:

Складська квитанція на зерно (або Просте/Подвійне складське свідоцтво). У ній зазначається фактично прийнята маса у фізичній вазі (21 500 кг) та показники якості.
Акт-розрахунок або Акт на очищення / сушіння (форма № 34):

Зменшення маси зерна за рахунок відбору смітної домішки чи сушіння обов'язково оформлюється Актом на очищення, сушіння зерна, насіння олійних культур і трав (форма № 34) та Актом-розрахунком вмісту смітної домішки і вологи.
Утилізація або повернення смітної домішки (якщо понад норматив) також має бути врегульована (відходи І, ІІ чи ІІІ категорії).
Розрахунок убутку маси здійснюється за встановленою формулою Дюваля.
Зверніть увагу: Якщо це операція купівлі-продажу (елеватор одразу купує зерно за специфікацією), специфікація та видаткова накладна все одно повинні базуватися на реальних даних: або прибуткується/продається залікова вага (з додатком акта-розрахунку якісних показників), або за фізичною вагою зі знижкою вартості за доведення до базисних кондицій.

Бухгалтерський облік та списання 500 кг сору
Порядок відображення операції залежить від того, чи зерно передано на зберігання/доопрацювання, чи реалізується елеватору.

1. Зерно передано на зберігання та доопрацювання
Передача на елеватор — це переміщення між місцями зберігання. Убуток (сор) списується тільки після отримання Акта за ф. № 34 та Акта-розрахунку:

Дт 27/Елеватор (фізична вага 21 500 кг) — Кт 27/Склад (21 500 кг) — переміщено соняшник на елеватор за первісною/собівартісною ціною на підставі ТТН та Реєстру.
Списання втрат маси після очищення:

У межах технологічних втрат / убутку відходів непридатних: Дт 23 (або 947) — Кт 27/Елеватор — списано втрату маси 500 кг у кількісному вираженні на підставі Акта ф. № 34.

Порада для сільгоспобліку: Зазвичай технологічні втрати при первинному доопрацюванні відносять на збільшення собівартості очищеного зерна. Тобто собівартість партії (21 500 кг) тепер розподіляється на залишкову вагу (21 000 кг). У такому разі в обліку робиться лише кількісне списання 500 кг без зміни загальної грошової вартості партії.
Оплата послуг елеватора з очищення:

Дт 23 (або 93/949) — Кт 631 — отримана послуга сепарації/очищення за актом наданих послуг.
Дт 641/ПДВ — Кт 631 — податковий кредит (за наявності зареєстрованої ПН).

2. Прямий продаж соняшника елеватору «з коліс»
Якщо ви продаєте зерно за заліковою вагою (21 000 кг):

Оприбуткування послуги очищення/доопрацювання (якщо елеватор виставляє акт):

Дт 93 (або 23) — Кт 631 — вартість послуг доведення до кондиції.
Реалізація залікової маси (21 000 кг):

Дт 361 — Кт 701 — визнано дохід від реалізації 21 000 кг.
Дт 701 — Кт 641/ПДВ — нараховано ПДВ (14% для соняшника).
Дт 901 — Кт 27 — списано собівартість реалізованого соняшника (якщо партія обліковувалася за повною собівартістю, у собівартість реалізації потрапляє вся вартість первинних 21 500 кг, або 500 кг списуються актом на втрати/доопрацювання перед відвантаженням).
Що зробити зараз

Вимагайте від менеджера Акт форми № 34 та Акт-розрахунок зниження маси, а також копію картки аналізу зерна.
Без цих документів у бухгалтерії не буде первинного документального обґрунтування для списання 500 кг нестачі/убутку запасів (п. 1 ст. 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»).

Відповідно до п. 1 ст. 9 Закону «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні»

https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155

Раді допомогти, звертайтесь ще!