Відшкодування витрат на квитки при спільному відрядженні працівників

Вартість квитків за двох можна компенсувати одному працівнику, але бажано попередньо уповноважити його на оплату квитків за колегу, щоб мінімізувати ризик оподаткування як додаткового блага.

Обґрунтування

1. Неоподатковуване відшкодування витрат на відрядження. Не є доходом працівника сума відшкодованих витрат на проїзд до місця відрядження і назад, а також за місцем відрядження, за наявності підтвердних документів та зв’язку відрядження з госпдіяльністю роботодавця, у межах переліку витрат, визначеного підпунктом «а» підпункту 170.9.1 пункту 170.9 статті 170 Податкового кодексу України. Для безготівкових розрахунків потрібна також виписка або відомості з рахунку, до якого емітовано платіжний інструмент (п. 170.9.2 ПКУ).

2. Оплата витрат одним працівником за іншого — позиція податкових органів. Податківці у своїх роз’ясненнях вважають, що якщо відряджений працівник оплачує з особистої картки проїзд чи проживання інших працівників, а роботодавець відшкодовує йому всю суму, то частина витрат, що припадає на інших працівників, може розцінюватися як додаткове благо з оподаткуванням ПДФО та військовим збором, оскільки пільга з п. 170.9 ПКУ формально стосується витрат, понесених самим платником податку.

3. Зменшення ризику додаткового блага. Щоб обґрунтувати, що працівник діє від імені роботодавця, доцільно:

   • у наказі про відрядження або окремим розпорядчим документом прямо уповноважити одного працівника придбати квитки для себе та іншого відрядженого працівника;
   • передбачити таку можливість у Положенні про відрядження підприємства;
   • подати один авансовий звіт працівником-платником з додаванням квитків і банківської виписки.
     У такій моделі витрати розглядаються як витрати підприємства на двох відряджених, а не як особистий дохід одного з них, проте контролюючий орган все одно може наполягати на оподаткуванні частини витрат.

4. Консервативний підхід — окремі оплати. З огляду на наявну фіскальну практику найбезпечнішим варіантом із погляду податків залишається індивідуальна оплата квитків кожним працівником зі свого рахунку і окреме відшкодування, що повністю відповідає логіці п. 170.9 ПКУ і фактично виключає ризик нарахування додаткового блага.

За відсутності спеціального оформлення оплати «за двох» податкова може визнати суму, що припадає на другого працівника, додатковим благом того, хто оплатив квитки.