Організація роботи касира: закриття зміни та оприбуткування виручки

Оприбуткування готівки, проведеної через ПРРО, відбувається щоденно в момент створення та відправлення Z-звіту на сервер ДПС. До основної каси підприємства (у касову книгу за ПКО) виручка оприбутковується в день її фактичного передання касиром. На залишок виручки, що залишається після 17:00 та у суботу, операцію «службова видача» наприкінці дня не проводять: кошти зберігаються у сейфі на місці розрахунків, а вранці реєструються через «службове внесення».

Момент оприбуткування виручки ПРРО:

• Згідно з Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженим постановою Правління НБУ від 29.12.2017 № 148, п. 11 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/v0148500-17#n47, оприбуткуванням готівки для підрозділів, які застосовують ПРРО без ведення касової книги, є створення засобами ПРРО електронного фіскального звітного чека (Z-звіту) та направлення його до фіскального сервера ДПС.

Тобто готівка магазину вважається законодавчо оприбуткованою в день торгівлі одразу після формування Z-звіту.

Оприбуткування в головну касу підприємства:

• Відповідно до пунктів 11 та 40 Положення № 148 надходження коштів до основної каси підприємства оформлюється прибутковим касовим ордером (ПКО) із записом у касовій книзі виключно в день фактичного отримання грошей касиром основної каси. Оформлювати ПКО чи робити записи в касовій книзі «наперед» або «заднім числом» суворо заборонено.

Незбіг графіків роботи та операції «службова видача» / «службове внесення»:

• Згідно з роз'ясненнями ДПС та Порядком реєстрації, ведення реєстру та застосування ПРРО (наказ Мінфіну від 23.06.2020 № 317), якщо до початку наступного робочого дня на момент відкриття зміни проводиться операція «службове внесення» на суму готівки, що зберігається на місці розрахунків, то операція «службова видача» наприкінці зміни не здійснюється.

Зберігання коштів у сейфі:

• Кошти дозволено зберігати у сейфі, розташованому безпосередньо на місці проведення розрахунків, до моменту здавання їх до каси чи банку. При цьому згідно з абзацом четвертим п. 23 Порядку провадження торговельної діяльності (постанова КМУ від 15.06.2006 № 833) у сейфі категорично заборонено зберігати особисті речі чи кошти працівників, а лише виручку ТОВ та розмінну монету.

Покроковий алгоритм дій касира та бухгалтерії

Будні дні (магазин до 19:00, основна каса до 17:00 / 17:30)

О 17:00 (проміжне здавання виручки):

• Касир перераховує наявну готівку, яку готовий передати.
• На ПРРО формує чек «Службова видача» на відповідну суму.
• Передає готівку до головної каси.
• Касир головної каси приймає гроші, виписує ПКО поточним днем (Дт 301 — Кт 308) та робить запис у касовій книзі підприємства. З цієї каси кошти здаються до банку (ВКО: Дт 311 — Кт 301).

З 17:00 до 19:00 (робота магазину без основної каси):

• Касир продовжує розрахункові операції (видає фіскальні чеки).

О 19:00 (закриття зміни магазину):

• Операцію «Службова видача» НЕ виконувати.
• Касир формує денний фіскальний звіт (Z-звіт) та закриває зміну в ПРРО Checkbox.
• Усі кошти, що фактично залишилися в точці (розмінна монета + виручка, отримана з 17:00 до 19:00), перераховуються та замикаються в сейфі, що розташований у зоні розрахунків.

Наступного робочого дня вранці (наприклад, о 08:00–09:00):

• Касир магазину відкриває зміну на ПРРО.
• Робить чек «Службове внесення» на ВСЮ фактичну суму коштів, що залишилася з учора у скриньці/сейфі (розмінна монета + учорашній вечірній залишок виручки).
• Коли розпочинає роботу основна каса (після відкриття):
  
  • Касир магазину формує чек «Службова видача» на суму вечірньої виручки, що підлягає здачі.
  • Передає готівку до основної каси.
  • Бухгалтерія/головна каса виписує ПКО сьогоднішньою датою (на дату отримання) і записує його до касової книги за поточний день.

Субота (магазин працює до 15:00, основна каса — вихідний)

• Субота ранок (відкриття):
  
  • Касир відкриває зміну та виконує чек «Службове внесення» (на суму залишку з п'ятниці, якщо він не був переданий уранці п'ятниці, або на суму розмінної монети).
• Протягом дня:
  
  • Проведення розрахунків через ПРРО у звичайному режимі.
• Субота 15:00 (закриття зміни):
  
  • Чек «Службова видача» не проводиться.
  • Формується фіскальний Z-звіт за суботу (виручка оприбуткована на сервері ДПС).
  • Уся виручка за суботу разом із розмінною монетою перераховується і замикається у сейфі на місці розрахунків.
• Понеділок ранок (відновлення роботи каси підприємства):
  
  • Касир магазину відкриває зміну в ПРРО, робить операцію «Службове внесення» на всю суму, що зберігалася у сейфі з суботи.
  • Коли відкривається основна каса, касир формує чек «Службова видача» на суму суботньої виручки.
  • Готівка передається до основної каси.
  • Касир головної каси приймає кошти, оформлює ПКО датою понеділка та заносить запис у касову книгу понеділка.

Бухгалтерський облік готівки (субрахунки 301 та 308)

Відповідно до змін до Інструкції про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку, затвердженої наказом Мінфіну від 10.01.2024 № 10, облік операцій за ПРРО ведеться відокремлено:

Дт 308 — Кт 702 — відображено виручку магазину згідно з Z-звітом ПРРО (щоденно: у будні о 19:00, у суботу о 15:00). Касова книга на цей субрахунок не ведеться.
Дт 301 — Кт 308 — фактичне приймання коштів до головної каси за ПКО (о 17:00 у будні, а для вечірньої виручки та суботи — вранці наступного робочого дня каси). Запис фіксується у касовій книзі підприємства.
Дт 311 — Кт 301 — внесення готівки з головної каси на банківський рахунок ТОВ (за ВКО).

Що обов'язково оформити підприємству

Згідно з п. 12 розд. ІІ Положення № 148, ТОВ зобов’язане розробити та затвердити внутрішнім наказом (Положенням про порядок оприбуткування готівки):

Графік роботи торговельних точок (магазину, складу) та графік роботи бухгалтерії/головної каси з фіксацією різниці в годинах.
Детальний маршрут і порядок передачі виручки з точок до головної каси, визначивши, що виручка, отримана після закриття головної каси та у вихідні дні, здається наступного робочого дня головної каси.
Порядок зберігання готівки у сейфі на місці проведення розрахунків у неробочий час каси підприємства (із зазначенням конкретного місця знаходження сейфа).
Осіб, відповідальних за збереження коштів і здавання виручки.

Раді допомогти, звертайтесь ще!