Чи може головний бухгалтер бути касиром в господарстві

Так, головний бухгалтер може водночас виконувати обов’язки касира та отримувати готівку в банку за грошовим чеком, навіть якщо він є єдиним бухгалтером у фермерському господарстві.

Однак робити це без належного документального оформлення та без укладення договору про повну індивідуальну матеріальну відповідальність категорично заборонено — це пряме порушення касової дисципліни.

Законодавство України не містить заборони щодо покладення обов'язків касира на головного бухгалтера, навіть якщо це єдиний бухгалтер на підприємстві.

Відповідно до абз. 5 п. 45 розд. IV Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.2017 № 148 (далі — Положення № 148) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/v0148500-17#n149, підприємства, штатним розписом яких не передбачено посади касира, виконання його обов’язків покладають на бухгалтера чи іншого працівника відповідно до письмового розпорядження (наказу) керівника.

Обов'язковість договору про повну матеріальну відповідальність. Це критичний момент у вашій ситуації:

1. Згідно з п. 44 та абз. 5 п. 45 розд. IV Положення № 148, виконання обов'язків касира покладається на працівника з обов'язковим укладенням договору про повну матеріальну відповідальність.
   
2. Хоча посада головного бухгалтера не передбачає укладення договору про повну матеріальну відповідальність за основною посадою, у разі покладення на нього функцій касира (приймання, видача, зберігання готівки) такий договір обов'язково укладається саме в частині виконання обов'язків касира на підставі ст. 134, 135-1 Кодексу законів про працю України. https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n774
3. Висновок: доки такий договір не підписано, головний бухгалтер не має законного права здійснювати операції з готівкою. Договір потрібно укласти негайно разом із виданням відповідного наказу.

Виписування банківського чека на головного бухгалтера

• Банківський грошовий чек для отримання готівки в касі банку може виписуватися на будь-якого уповноваженого працівника господарства, у тому числі на головного бухгалтера, який виконує функції касира.
• Чек підписується особами, яким надано право підпису в банківській картці (зазвичай перший підпис — голови ФГ, другий підпис — головного бухгалтера).
• Той факт, що головний бухгалтер ставить свій підпис на лицьовому боці чека як особа, яка веде бухоблік, і водночас зазначений як одержувач грошей на звороті, не суперечить законодавству за умови наявності першого підпису голови господарства.

Підписання касових документів

• Відповідно до п. 45-1 розд. IV Положення № 148, керівник підприємства своїм розпорядчим актом визначає перелік посад та кількість осіб, уповноважених підписувати касові документи.
• Прибутковий касовий ордер (ПКО) на оприбуткування знятої з банку готівки головний бухгалтер підписує і в графі «Головний бухгалтер», і в графі «Одержав касир».
• При виплаті орендної плати за відомістю або за видатковими касовими ордерами (ВКО) підпис голови ФГ (керівника) є обов'язковим (п. 26 розд. III Положення № 148), а головний бухгалтер підписує документи за бухгалтера та за касира.

Алгоритм дій для виправлення ситуації:

1. Видати наказ голови ФГ про покладення обов’язків із ведення каси та виконання функцій касира на головного бухгалтера (у зв'язку з відсутністю посади касира у штатному розписі), а також про надання йому права підпису касових документів за касира (п. 45, 45-1 Положення № 148).
2. Укласти письмовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність із головним бухгалтером за виконання обов'язків касира.
3. Ознайомити працівника під підпис із вимогами Положення № 148.
4. Після оформлення зазначених документів виписувати банківські чеки на ім'я головного бухгалтера для зняття готівки на виплату орендної плати за паї.

Раді допомогти, звертайтесь ще!