Оформлення внесення коштів до каси підприємства: нюанси

Оформити надходження через касу (ПКО від засновника + ВКО працівнику для здавання готівки до банку) — це найбільш правильний і безпечний варіант. Вносити кошти на рахунок підприємства за дорученням керівництва може будь-який працівник.

Між засновником (позикодавцем) та ТОВ (позичальником) обов’язково укладається письмовий договір безвідсоткової поворотної фінансової допомоги / договір позики (Цивільний кодекс України, ст. 1046 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n4903, ст. 1047; Податковий кодекс України, пп. 14.1.257 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n256).

Оскільки у квитанції термінала зазначено прізвище працівника (інженера з охорони праці), найбезпечніше відобразити ланцюжок так, що кошти спочатку надійшли до каси ТОВ від засновника, а потім були видані працівнику для зарахування на банківський рахунок підприємства:

Оприбуткування від засновника (ПКО):

Складається Прибутковий касовий ордер (типова форма № КО-1) на суму 40 000 грн.
У графі «Прийнято від» зазначаються ПІБ засновника.
У графі «Підстава» — «Поворотна фінансова допомога згідно з договором №... від ...».
Засновнику видається відривна квитанція до ПКО (Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою НБУ від 29.12.2017 № 148, п. 25, 32).
Обмеження готівки: Сума 40 000 грн не перевищує ліміт розрахунків між підприємством та фізособою — до 50 000 грн на день включно (Положення № 148, п. 6 розд. II).

Видача коштів працівнику для внесення в банк (ВКО):

Складається Видатковий касовий ордер (типова форма № КО-2) на суму 40 000 грн.
У графі «Видати» вказуються ПІБ працівника (інженера з ОП).
У графі «Підстава» — «Для зарахування готівки на поточний рахунок підприємства».

Зарахування коштів на рахунок ТОВ:

Отримана квитанція з термінала самообслуговування додається до касових/банківських документів як первинне підтвердження виконання доручення.
У банківській виписці відображається зарахування коштів (Дт 311 Кт 301 або Дт 311 Кт 372).

Законодавство не обмежує коло посад працівників, які можуть виконувати разові доручення керівника щодо здавання готівки до банку чи через термінал самообслуговування (ПТКС). Для повної юридичної чистоти керівник може видати внутрішнє розпорядження (наказ) або доручити працівникові здавання коштів на підставі оформленого ВКО.

Сама операція отримання поворотної фіндопомоги не оподатковується ПДФО та військовим збором. Якщо ТОВ перебуває на спрощеній системі оподаткування (єдиний податок), таку допомогу слід повернути протягом 12 календарних місяців із дня отримання, щоб її сума не включилася до доходу платника єдиного податку (Податковий кодекс України, пп. 3 п. 292.11).

При поверненні коштів засновнику операція відображається у Додатку 4ДФ до Податкового розрахунку з ознакою доходу «153» без утримання податків (Податковий кодекс України, пп. 165.1.31).

Раді допомогти, звертайтесь ще!